Automatisiert. Digitalisiert. Erfolgreich.

Automatisiertes Mahnwesen

Vom Rechnungsversand über das White-Label Mahnwesen bis hin zum Inkasso – alles aus einer Hand! KLEVERBILL optimiert Ihr Debitorenmanagement – effizient, papierlos und zielgerichtet für maximale Erfolge.

Seit 2018 in Deutschland entwickelt – mit Servern in Deutschland für höchste Datensicherheit!

Die Weiterentwicklung der KLEVERBILL Software
auf Ihre Bedürfnisse ist jederzeit möglich!

KLEVERBILL – Die Rundumlösung für Ihr Rechnungswesen

Rechnungsversand

Versenden Sie Ihre Rechnungen per Post, per E-Mail oder beides – inklusive automatischem Zahlungsabgleich.

White-Label Mahnwesen

Automatisiertes Mahnwesen in Ihrem Namen und im Design Ihrer Corporate Identity – KLEVERBILL bleibt im Hintergrund!

Inkasso

KLEVERBILL bietet Ihnen einen reibungslosen Übergang zu einem effizienten Forderungsmanagement, das Ihre Inkassofälle professionell bearbeitet.

KLEVERBILL

Die Software, die Ihr Rechnungswesen automatisiert und entlastet

Mit KLEVERBILL gehören manuelle Verwaltungsaufgaben im Mahnwesen und Forderungsmanagement der Vergangenheit an.

Kein Organisieren und Durchführen von Mahnläufen mehr. Kein Drucken, Falzen, Kuvertieren und Frankieren von Briefen. Kein manuelles Erstellen, Versenden und Archivieren von E-Mails. Auch den Zahlungsabgleich zur Bestimmung der Mahnstufen übernimmt das System für Sie.

Kurz gesagt: KLEVERBILL befreit Sie von sämtlichen administrativen Aufgaben – effizient, automatisiert und zuverlässig.

Preise

Faire Preise die überzeugen

Silber

ab 19€ mtl.
25 Rechnungen

  • RLive Adress-Validierung
  • RDebitorenverwaltung
  • RRechnungsversand

per E-Mail oder Post

  • RWhite-Label Mahnversand

per E-Mail oder Post

  • RSMTP-Server
  • ROCR-Texterkennung
  • RDrag-and-Drop Upload
  • RCSV (Import/Export)
  • RSupport

Gold

ab 139€ mtl.
250 Rechnungen

  • RLive Adress-Validierung
  • RZahlungsabgleich
  • RDebitorenverwaltung
  • RRechnungsversand

per E-Mail oder Post

  • RWhite-Label Mahnversand

per E-Mail oder Post

  • RSMTP-Server
  • ROCR-Texterkennung
  • RDrag-and-Drop Upload
  • RCSV (Import/Export)
  • RUnbegrenzte Workflows
  • RAbschlagsmodul
  • RInkasso
  • RKundenbetreuung

Platin

ab 309€ mtl.
1000 Rechnungen

  • RLive Adress-Validierung
  • RZahlungsabgleich
  • RDebitorenverwaltung
  • RRechnungsversand

per E-Mail oder Post

  • RWhite-Label Mahnversand

per E-Mail oder Post

  • RSMTP-Server
  • ROCR-Texterkennung
  • RDrag-and-Drop Upload
  • RCSV (Import/Export)
  • RUnbegrenzte Workflows
  • RAbschlagsmodul
  • RWiederkehrende Forderungen
  • RInkasso
  • RPersönlicher Ansprechpartner
  • RBillbee Schnittstelle
  • RAPI
  • RKundenbetreuung

Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Ab 2.500 Rechnungen bieten wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot, das perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Warum Kleverbill?

Ihre Vorteile mit KLEVERBILL

Dashboard

Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick über Ihre Forderungen: Gesamtsumme, bezahlte und offene Beträge, DSO, nicht fällige und fällige Forderungen sowie die aktuelle Mahnstufe. So haben Sie Ihre Finanzen stets im Blick.

Datenimport

Der Datenimport erfolgt flexibel. KLEVERBILL integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme. Ob Kunden-, Rechnungs- oder Zahlungs­informationen – importieren Sie Ihre Daten schnell und unkompliziert.

Forderungsübersicht

Die Forderungsübersicht bietet Ihnen alle wichtigen Informationen zu offenen Rechnungen auf einen Blick: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kundenkennzeichen, Schuldnername, offener Betrag, Fälligkeit, Mahnstufe, aktueller Status und das Datum der nächsten Mahnstufe.

Versand von Rechnungen

Versenden Sie Ihre Rechnungen flexibel nach Bedarf – digital per E-Mail mit eigener Domain (SMTP-Server), klassisch per Post oder beides gleichzeitig.

Sie entscheiden, welche Versandart am besten zu Ihnen bzw. zu Ihren Kunden passt.

Workflow Management

KLEVERBILL ermöglicht Ihnen die flexible Einrichtung individueller Mahnworkflows – abgestimmt auf einzelne Kunden, Kundengruppen oder Regionen. Anrede, Zahlungsziel und Mahnstufen sind anpassbar, inklusive der Option eines VIP-Mahnlaufs ohne Mahnungen. Zudem können Mahnungen auch in Englisch versendet werden.

Mahnwesen mit White-Label

Ihre Rechnungen und Mahnungen werden im Design Ihrer Corporate Identity (CI) versendet, sodass Ihr Markenauftritt durchgängig professionell wirkt. Zusätzlich können Sie für jeden Mahnworkflow eine individuelle CI hinterlegen.

Zahlungsabgleich

Schluss mit mühsamer Handarbeit! Mit der Verbindung zu finAPI können Sie den automatischen Zahlungsabgleich einrichten. Das Zahlungsmatching haben wir eigenständig weiterentwickelt und es funktioniert optimal!

Abschläge

Das Abschlagsmodul ermöglicht die einfache Erfassung und lückenlose Nachverfolgung von Abschlagszahlungen – wahlweise monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.

Kunden

Ein faires Mahnwesen für zufriedene Kunden. Mit KLEVERBILL gestalten Sie Ihren Mahnprozess kundenfreundlich und professionell. So bleiben Ihre Kunden auch in schwierigen Situationen loyal.

Persönlicher 24/5 Support

Unser Support-Team begleitet Sie von der Einrichtung bis zur Optimierung und steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite – zuverlässig und individuell.

Kundenstimmen

Das sagen zufriedene Kunden von KLEVERBILL

„Seitdem wir KLEVERBILL nutzen, haben wir unser Mahnwesen voll im Griff. Wir sparen
uns viel Zeit und Geld und zudem ist die Zahlungsmoral unserer Kunden deutlich besser
geworden.“

Darko Ovcar
Inhaber und Geschäftsführer DIE LEGION GmbH

„KLEVERBILL übernimmt für uns den kompletten Rechnungsprozess: vom Versand über die Überwachung der Zahlungseingänge bis hin zum Mahnwesen und der Zwangsvollstreckung. So sparen wir Zeit und Kosten, die wir in andere Projekte investieren können.“

Oliver Reischle
Inhaber und Geschäftsführer PriSend

„Dank KLEVERBILL erhalten wir unsere Zahlungen jetzt viel schneller. Die automatisierten Mahnungen sorgen für einen besseren Cashflow.“

Dominko Gudelj
Inhaber und Geschäftsführer
oh, boy! films GmbH

Sie können alle Funktionen unverbindlich testen und sich selbst überzeugen

Mit KLEVERBILL profitieren bereits über 500 Unternehmen von einer effizienten, automatisierten und zuverlässigen Lösung für ihr Debitorenmanagement. Wir optimieren Prozesse, reduzieren manuelle Aufwände und sorgen für eine schnellere Liquidität – individuell anpassbar und 100 % DSGVO-konform. Überzeugen Sie sich selbst!

500+

Zufriedene Kunden

65000+

Bezahlte Mahnungen

96%

Gute Bewertungen

100%

DSGVO-Konform

Ablauf

Ablauf der Zusammenarbeit mit KLEVERBILL

Vereinbare direkt auf unserer Webseite einen persönlichen Beratungstermin, indem Sie sich für ein Gespräch in unserem Kalender eintragen

1. Produktvorstellung erhalten

In einem individuellen Beratungsgespräch erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle Funktionen von KLEVERBILL und wie es Ihr Mahnwesen optimieren kann.

2. Software einrichten

Gemeinsam richten wir KLEVERBILL Schritt für Schritt für Sie ein. Zunächst erstellen wir Ihr Firmenprofil und hinterlegen relevante Informationen wie Zahlungsmethoden und Mahnstrategien. Anschließend passen wir die Mahnprozesse und Kommunikationskanäle (E-Mail, Brief) an Ihre individuellen Anforderungen an – für eine perfekt abgestimmte und reibungslos funktionierende Lösung.

3. Automatisierung & Effizienz

Nach der Einrichtung profitieren Sie von einer effizienten Erfassung und Verwaltung offener Rechnungen – ob manuell, per OCR-Auslesung, CSV-Upload oder durch die nahtlose API-Integration in Ihre Buchhaltungssoftware.

KLEVERBILL übernimmt das Mahnwesen für Sie, versendet automatisch Mahnungen und bietet flexible Optionen wie Zahlungserinnerungen, ein zweistufiges Mahnverfahren oder die Weitergabe in das Inkasso.

Dank des intuitiven Dashboards behalten Sie jederzeit den Überblick über offene Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnerfolge – alles in Echtzeit.

4. Persönlicher 24/5 Support

Unser Support-Team begleitet Sie von der Einrichtung bis zur Optimierung und steht Ihnen jederzeit zur Verfügung. Wir beantworten Ihre Fragen, helfen bei Anpassungen und geben individuelle Empfehlungen für den optimalen Umgang mit offenen Rechnungen. Verlassen Sie sich darauf – wir sind immer da, wenn Sie uns brauchen.

FAQ

Häufige Fragen zu KLEVERBILL

Gerne können Sie uns bei weiteren offenen Fragen auch direkt kontaktieren:

Telefon

0711 – 22 86 3-0

Demo vereinbaren

Zum Terminkalender

Was ist KLEVERBILL eigentlich?

KLEVERBILL ist eine Webservice (Cloud-Software) für ein automatisiertes Mahnwesen. Die Software ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungen oder Rechnungsdaten automatisch an KLEVERBILL zu übergeben.  KLEVERBILL verschickt auf Ihren Wunsch die Rechnungen per Post oder E-Mail. Nach Übernahme der Rechnungsdaten in das System wird automatisch der Zahlungseingang überwacht. Wenn keine Zahlung auf die Rechnung zu verbuchen ist, verschickt KLEVERBILL automatisch Ihre Mahnungen. Sie haben die Möglichkeit über die Cloud-Software den Prozess zu verfolgen und können bei Rückfragen von Ihren Kunden auf den Prozess nach Belieben Einfluss nehmen.

Wie kann ich meine Rechnungsdaten an KLEVERBILL übergeben?

Unsere Datenübermittlung an KLEVERBILL ist flexibel gestaltet und kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, um Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden:

  1. CSV-Datei: Daten können unkompliziert in Form einer CSV-Datei übertragen werden. Diese Datei kann einfach hochgeladen werden und ermöglicht eine schnelle und zuverlässige Übertragung der erforderlichen Informationen.
  2. Drag & Drop: Mithilfe der Drag & Drop-Funktion können Daten direkt in Kleverbill eingefügt werden. Diese Methode ist besonders benutzerfreundlich und ermöglicht eine zügige Verarbeitung ohne zusätzliche Schritte.
  3. Schnittstellenintegration (Fastbill, Billbee): Für Nutzer von Fastbill und Billbee bieten wir die Möglichkeit der direkten Anbindung. Durch diese Integration können Daten nahtlos und automatisiert übermittelt werden, wodurch manuelle Arbeitsschritte entfallen und die Effizienz gesteigert wird.
  4. API-Schnittstelle: Unsere eigene API-Schnittstelle bietet maximale Flexibilität und Anpassbarkeit. Diese ermöglicht es Ihnen, KLEVERBILL optimal in Ihre bestehenden Systeme und Workflows zu integrieren. Über die API können individuelle Prozesse automatisiert und auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten werden.

Durch diese verschiedenen Übertragungsmethoden stellt KLEVERBILL sicher, dass Daten schnell, sicher und unkompliziert verarbeitet werden können, unabhängig davon, welche Methode Sie bevorzugen.

Wie werden die Zahlungseingänge von meinem Konto überwacht?

Über eine direkte Schnittstelle zur FINAPI zieht KLEVERBILL täglich Ihre aktuellen Zahlungseingänge und verarbeitet diese effizient weiter.

Nach einmaliger Hinterlegung Ihrer Bankverbindung in unserem System übernimmt KLEVERBILL die fortlaufende Synchronisation und Aktualisierung der Zahlungsdaten – vollautomatisiert und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand Ihrerseits.

Automatisches Matching

Um Ihre Zahlungseingänge korrekt zuzuordnen, nutzt KLEVERBILL ein präzises Matching-System. Basierend auf drei wesentlichen Merkmalen erfolgt die automatische Zuordnung der Zahlungen zu den entsprechenden Rechnungen. Damit ist eine hohe Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Datenverarbeitung gewährleistet.

Vorschläge für nicht-eindeutige Zahlungseingänge

In Fällen, in denen eine eindeutige Zuordnung aufgrund fehlender oder abweichender Merkmale nicht möglich ist, unterstützt KLEVERBILL Sie mit intelligenten Vorschlägen zur Zuordnung der Zahlungen. Auf diese Weise wird der manuelle Aufwand reduziert, und die Bearbeitungszeit wird minimiert, ohne dass die Zuverlässigkeit beeinträchtigt wird.

Die Integration von FINAPI in Kleverbill bietet Ihnen eine effiziente und verlässliche Lösung zur Verwaltung Ihrer Zahlungseingänge, die sowohl Zeit spart als auch die Datengenauigkeit steigert.

Kann ich meine Rechnungen über KLEVERBILL versenden?

Mit KLEVERBILL bleibt Ihre Rechnungsstellung so effizient wie gewohnt, während Sie zusätzliche Möglichkeiten zur Überwachung und zum Versand Ihrer Rechnungen erhältst.

Rechnungsimport

Nach Erstellung Ihrer Rechnungen in Ihrem gewohnten Rechnungsprogramm laden Sie diese einfach in KLEVERBILL hoch. Dieser Prozess ist schnell und unkompliziert, da KLEVERBILL mit einer Vielzahl von Formaten kompatibel ist und eine nahtlose Integration gewährleistet.

Auswahl der Versand- und Überwachungsoptionen

Einmal hochgeladen, bietet Ihnen KLEVERBILL die Flexibilität, je nach Bedarf zu entscheiden, ob die Rechnungen direkt versendet oder nur überwacht werden sollen:

  • Überwachung: Wählen Sie die Option der Überwachung, um die offenen Rechnungen in KLEVERBILL zu speichern und kontinuierlich über deren Zahlungsstatus informiert zu bleiben. Dies erleichtert Ihnen das Management von Forderungen und den Überblick über den Zahlungseingang.
  • Versand: WennSie den Versand über KLEVERBILL durchführen möchten, stehen Ihnen sowohl der postalische Versand als auch der Versand per E-Mail zur Verfügung. Dies erfolgt automatisiert und kann für jede Rechnung individuell gewählt werden.

Durch diese Optionen unterstützt KLEVERBILL Sie nicht nur bei der Rechnungsverarbeitung, sondern ermöglicht auch eine effiziente Nachverfolgung und Zustellung, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Wie sehen die Mahnungen aus, welche bei meinem Kunden ankommen?

Mit unserem Workflow Designer haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Mahnprozess individuell und nach Ihren Wünschen zu gestalten.

Anpassbares Mahnungsdesign

Unser Workflow Designer ermöglicht Ihnen die Gestaltung des Mahnungslayouts nach vorgegebenen / definierten Kriterien. Von der Formatierung bis hin zur inhaltlichen Struktur können Sie von KLEVERBILL vorgegebene Details festlegen, um sicherzustellen, dass Ihre Mahnungen klar und professionell wirken.

Whitelabel-Optionen

Zusätzlich bieten wir umfassende Whitelabel-Optionen, mit denen Sie Ihre Mahnungen in Ihrem Corporate Design anpassen können. Dies umfasst unter anderem die Möglichkeit, Ihr Logo und Ihre Unternehmensfarben zu integrieren. So bleiben Ihre Mahnungen auch in diesem Prozess klar als Teil Ihres Unternehmens erkennbar und vermitteln ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild gegenüber Ihren Kunden.

Mit dem Workflow Designer haben Sie also nicht nur die Möglichkeit, den Mahnprozess zu optimieren, sondern auch, diesen perfekt an die Corporate Identity Ihres Unternehmens anzupassen.

Wenn mein Kunde eine Frage zu der Mahnung hat, wo meldet der Kunde sich dann?

Im Workflow-Designer haben Sie die Möglichkeit, Ihre firmenspezifischen Kontaktdaten direkt zu hinterlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtliche Kommunikation und Rückmeldungen von Ihren Kunden unmittelbar an Sie und Ihr Team gerichtet werden. Dies ermöglicht eine direkte und persönliche Kundenbetreuung und gewährleistet, dass alle Rückfragen effizient bearbeitet werden können.

Integration des eigenen Mailservers für personalisierte Kundenkommunikation

Um die Kommunikation noch weiter zu individualisieren, bietet unser Workflow-Designer zudem die Möglichkeit, Ihre eigenen Mailserver zu integrieren. Mit dieser Funktion können Sie alle E-Mail-Kommunikationen – wie Mahnungen und Zahlungserinnerungen – direkt über Ihre eigene Domain versenden. Dies verstärkt die persönliche Note und vermittelt Ihren Kunden ein konsistentes, professionelles Markenerlebnis.

Diese Flexibilität in der Kommunikationsgestaltung gibt dir die vollständige Kontrolle über Ihre Kundenansprache und fördert einen individuellen, auf Ihre Marke abgestimmten Kundenservice.

Was muss ich machen, wenn mein Kunde eine Ratenzahlung machen will?

Wenn Sie mit Ihrem Kunden eine Vereinbarung zur Ratenzahlung treffen, können Sie das ganz einfach in der Cloud-Software eingeben. Indem Sie in der Forderung Detailansicht einfach „Ratenzahlung“ auswählen, Tragen Sie die Parameter ein. Somit weiß das System, dass bei der Zahlungseingangskontrolle die Ratenzahlung zu berücksichtigen ist.

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