Automatisiertes Mahnwesen

Unsere Datenübermittlung an KLEVERBILL ist flexibel gestaltet und kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, um Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden:

1. CSV-Datei: Daten können unkompliziert in Form einer CSV-Datei übertragen werden. Diese Datei kann einfach hochgeladen werden und ermöglicht eine schnelle und zuverlässige Übertragung der erforderlichen Informationen.
2. Drag & Drop: Mithilfe der Drag & Drop-Funktion können Daten direkt in Kleverbill eingefügt werden. Diese Methode ist besonders benutzerfreundlich und ermöglicht eine zügige Verarbeitung ohne zusätzliche Schritte.
3. Schnittstellenintegration (Fastbill, Billbee): Für Nutzer von Fastbill und Billbee bieten wir die Möglichkeit der direkten Anbindung. Durch diese Integration können Daten nahtlos und automatisiert übermittelt werden, wodurch manuelle Arbeitsschritte entfallen und die Effizienz gesteigert wird.
4. API-Schnittstelle: Unsere eigene API-Schnittstelle bietet maximale Flexibilität und Anpassbarkeit. Diese ermöglicht es Ihnen, KLEVERBILL optimal in Ihre bestehenden Systeme und Workflows zu integrieren. Über die API können individuelle Prozesse automatisiert und auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten werden.

Über eine direkte Schnittstelle zur FINAPI zieht KLEVERBILL täglich Ihre aktuellen Zahlungseingänge und verarbeitet diese effizient weiter.

Nach einmaliger Hinterlegung Ihrer Bankverbindung in unserem System übernimmt KLEVERBILL die fortlaufende Synchronisation und Aktualisierung der Zahlungsdaten – vollautomatisiert und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand Ihrerseits.

Automatisches Matching

Um Ihre Zahlungseingänge korrekt zuzuordnen, nutzt KLEVERBILL ein präzises Matching-System. Basierend auf drei wesentlichen Merkmalen erfolgt die automatische Zuordnung der Zahlungen zu den entsprechenden Rechnungen. Damit ist eine hohe Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Datenverarbeitung gewährleistet.

Vorschläge für nicht-eindeutige Zahlungseingänge

In Fällen, in denen eine eindeutige Zuordnung aufgrund fehlender oder abweichender Merkmale nicht möglich ist, unterstützt KLEVERBILL Sie mit intelligenten Vorschlägen zur Zuordnung der Zahlungen. Auf diese Weise wird der manuelle Aufwand reduziert, und die Bearbeitungszeit wird minimiert, ohne dass die Zuverlässigkeit beeinträchtigt wird.

Die Integration von FINAPI in Kleverbill bietet Ihnen eine effiziente und verlässliche Lösung zur Verwaltung Ihrer Zahlungseingänge, die sowohl Zeit spart als auch die Datengenauigkeit steigert.

Mit KLEVERBILL bleibt Ihre Rechnungsstellung so effizient wie gewohnt, während Sie zusätzliche Möglichkeiten zur Überwachung und zum Versand Ihrer Rechnungen erhältst.

Rechnungsimport

Nach Erstellung Ihrer Rechnungen in Ihrem gewohnten Rechnungsprogramm laden Sie diese einfach in KLEVERBILL hoch. Dieser Prozess ist schnell und unkompliziert, da KLEVERBILL mit einer Vielzahl von Formaten kompatibel ist und eine nahtlose Integration gewährleistet.

Auswahl der Versand- und Überwachungsoptionen

Einmal hochgeladen, bietet Ihnen KLEVERBILL die Flexibilität, je nach Bedarf zu entscheiden, ob die Rechnungen direkt versendet oder nur überwacht werden sollen:

• Überwachung: Wählen Sie die Option der Überwachung, um die offenen Rechnungen in KLEVERBILL zu speichern und kontinuierlich über deren Zahlungsstatus informiert zu bleiben. Dies erleichtert Ihnen das Management von Forderungen und den Überblick über den Zahlungseingang.
• Versand: WennSie den Versand über KLEVERBILL durchführen möchten, stehen Ihnen sowohl der postalische Versand als auch der Versand per E-Mail zur Verfügung. Dies erfolgt automatisiert und kann für jede Rechnung individuell gewählt werden.

Durch diese Optionen unterstützt KLEVERBILL Sie nicht nur bei der Rechnungsverarbeitung, sondern ermöglicht auch eine effiziente Nachverfolgung und Zustellung, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Mit unserem Workflow Designer haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Mahnprozess individuell und nach Ihren Wünschen zu gestalten.

Anpassbares Mahnungsdesign

Unser Workflow Designer ermöglicht Ihnen die Gestaltung des Mahnungslayouts nach vorgegebenen / definierten Kriterien. Von der Formatierung bis hin zur inhaltlichen Struktur können Sie von KLEVERBILL vorgegebene Details festlegen, um sicherzustellen, dass Ihre Mahnungen klar und professionell wirken.

Whitelabel-Optionen

Zusätzlich bieten wir umfassende Whitelabel-Optionen, mit denen Sie Ihre Mahnungen in Ihrem Corporate Design anpassen können. Dies umfasst unter anderem die Möglichkeit, Ihr Logo und Ihre Unternehmensfarben zu integrieren. So bleiben Ihre Mahnungen auch in diesem Prozess klar als Teil Ihres Unternehmens erkennbar und vermitteln ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild gegenüber Ihren Kunden.

Mit dem Workflow Designer haben Sie also nicht nur die Möglichkeit, den Mahnprozess zu optimieren, sondern auch, diesen perfekt an die Corporate Identity Ihres Unternehmens anzupassen.

Im Workflow-Designer haben Sie die Möglichkeit, Ihre firmenspezifischen Kontaktdaten direkt zu hinterlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtliche Kommunikation und Rückmeldungen von Ihren Kunden unmittelbar an Sie und Ihr Team gerichtet werden. Dies ermöglicht eine direkte und persönliche Kundenbetreuung und gewährleistet, dass alle Rückfragen effizient bearbeitet werden können.

Integration des eigenen Mailservers für personalisierte Kundenkommunikation

Um die Kommunikation noch weiter zu individualisieren, bietet unser Workflow-Designer zudem die Möglichkeit, Ihre eigenen Mailserver zu integrieren. Mit dieser Funktion können Sie alle E-Mail-Kommunikationen – wie Mahnungen und Zahlungserinnerungen – direkt über Ihre eigene Domain versenden. Dies verstärkt die persönliche Note und vermittelt Ihren Kunden ein konsistentes, professionelles Markenerlebnis.

Diese Flexibilität in der Kommunikationsgestaltung gibt dir die vollständige Kontrolle über Ihre Kundenansprache und fördert einen individuellen, auf Ihre Marke abgestimmten Kundenservice.

Wenn Sie mit Ihrem Kunden eine Vereinbarung zur Ratenzahlung treffen, können Sie das ganz einfach in der Cloud-Software eingeben. Indem Sie in der Forderung Detailansicht einfach „Ratenzahlung“ auswählen, Tragen Sie die Parameter ein. Somit weiß das System, dass bei der Zahlungseingangskontrolle die Ratenzahlung zu berücksichtigen ist.