Automatisiertes Mahnwesen

Unsere Datenübermittlung an Kleverbill ist flexibel gestaltet und kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, um deinen individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden:

1. CSV-Datei: Daten können unkompliziert in Form einer CSV-Datei übertragen werden. Diese Datei kann einfach hochgeladen werden und ermöglicht eine schnelle und zuverlässige Übertragung der erforderlichen Informationen.
2. Drag & Drop: Mithilfe der Drag & Drop-Funktion können Daten direkt in Kleverbill eingefügt werden. Diese Methode ist besonders benutzerfreundlich und ermöglicht eine zügige Verarbeitung ohne zusätzliche Schritte.
3. Schnittstellenintegration (Fastbill, Billbee): Für Nutzer von Fastbill und Billbee bieten wir die Möglichkeit der direkten Anbindung. Durch diese Integration können Daten nahtlos und automatisiert übermittelt werden, wodurch manuelle Arbeitsschritte entfallen und die Effizienz gesteigert wird.
4. API-Schnittstelle: Unsere eigene API-Schnittstelle bietet maximale Flexibilität und Anpassbarkeit. Diese ermöglicht es dir, Kleverbill optimal in Ihre bestehenden Systeme und Workflows zu integrieren. Über die API können individuelle Prozesse automatisiert und auf deine spezifischen Anforderungen zugeschnitten werden.

Über eine direkte Schnittstelle zur FINAPI zieht Kleverbill täglich deine aktuellen Zahlungseingänge und verarbeitet diese effizient weiter.

Nach einmaliger Hinterlegung deiner Bankverbindung in unserem System übernimmt Kleverbill die fortlaufende Synchronisation und Aktualisierung der Zahlungsdaten – vollautomatisiert und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand deinerseits.

Automatisches Matching

Um deine Zahlungseingänge korrekt zuzuordnen, nutzt Kleverbill ein präzises Matching-System. Basierend auf drei wesentlichen Merkmalen erfolgt die automatische Zuordnung der Zahlungen zu den entsprechenden Rechnungen. Damit ist eine hohe Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Datenverarbeitung gewährleistet.

Vorschläge für nicht-eindeutige Zahlungseingänge

In Fällen, in denen eine eindeutige Zuordnung aufgrund fehlender oder abweichender Merkmale nicht möglich ist, unterstützt Kleverbill dich mit intelligenten Vorschlägen zur Zuordnung der Zahlungen. Auf diese Weise wird der manuelle Aufwand reduziert, und die Bearbeitungszeit wird minimiert, ohne dass die Zuverlässigkeit beeinträchtigt wird.

Die Integration von FINAPI in Kleverbill bietet dir eine effiziente und verlässliche Lösung zur Verwaltung deiner Zahlungseingänge, die sowohl Zeit spart als auch die Datengenauigkeit steigert.

Mit Kleverbill bleibt deine Rechnungsstellung so effizient wie gewohnt, während du zusätzliche Möglichkeiten zur Überwachung und zum Versand deiner Rechnungen erhältst.

Rechnungsimport

Nach Erstellung deiner Rechnungen in deinem gewohnten Rechnungsprogramm lädst du diese einfach in Kleverbill hoch. Dieser Prozess ist schnell und unkompliziert, da Kleverbill mit einer Vielzahl von Formaten kompatibel ist und eine nahtlose Integration gewährleistet.

Auswahl der Versand- und Überwachungsoptionen

Einmal hochgeladen, bietet dir Kleverbill die Flexibilität, je nach Bedarf zu entscheiden, ob die Rechnungen direkt versendet oder nur überwacht werden sollen:

• Überwachung: Wähle die Option der Überwachung, um die offenen Rechnungen in Kleverbill zu speichern und kontinuierlich über deren Zahlungsstatus informiert zu bleiben. Dies erleichtert dir das Management von Forderungen und den Überblick über den Zahlungseingang.
• Versand: Wenn du den Versand über Kleverbill durchführen möchtest, stehen dir sowohl der postalische Versand als auch der Versand per E-Mail zur Verfügung. Dies erfolgt automatisiert und kann für jede Rechnung individuell gewählt werden.

Durch diese Optionen unterstützt Kleverbill dich nicht nur bei der Rechnungsverarbeitung, sondern ermöglicht auch eine effiziente Nachverfolgung und Zustellung, je nach den Anforderungen deines Unternehmens.

Mit unserem Workflow Designer hast du die Möglichkeit, den gesamten Mahnprozess individuell und nach deinen Wünschen zu gestalten.

Anpassbares Mahnungsdesign

Unser Workflow Designer ermöglicht dir die Gestaltung des Mahnungslayouts nach vorgegebenen / definierten Kriterien. Von der Formatierung bis hin zur inhaltlichen Struktur kannst du von Kleverbill vorgegebene Details festlegen, um sicherzustellen, dass deine Mahnungen klar und professionell wirken.

Whitelabel-Optionen

Zusätzlich bieten wir umfassende Whitelabel-Optionen, mit denen du deine Mahnungen in deinem Corporate Design anpassen kannst. Dies umfasst unter anderem die Möglichkeit, dein Logo und deine Unternehmensfarben zu integrieren. So bleiben deine Mahnungen auch in diesem Prozess klar als Teil deines Unternehmens erkennbar und vermitteln ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild gegenüber deinen Kunden.

Mit dem Workflow Designer hast du also nicht nur die Möglichkeit, den Mahnprozess zu optimieren, sondern auch, diesen perfekt an die Corporate Identity deines Unternehmens anzupassen.

Im Workflow-Designer hast du die Möglichkeit, deine firmenspezifischen Kontaktdaten direkt zu hinterlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtliche Kommunikation und Rückmeldungen von deinen Kunden unmittelbar an dich und dein Team gerichtet werden. Dies ermöglicht eine direkte und persönliche Kundenbetreuung und gewährleistet, dass alle Rückfragen effizient bearbeitet werden können.

Integration des eigenen Mailservers für personalisierte Kundenkommunikation

Um die Kommunikation noch weiter zu individualisieren, bietet unser Workflow-Designer zudem die Möglichkeit, deinen eigenen Mailserver zu integrieren. Mit dieser Funktion kannst du alle E-Mail-Kommunikationen – wie Mahnungen und Zahlungserinnerungen – direkt über deine eigene Domain versenden. Dies verstärkt die persönliche Note und vermittelt deinen Kunden ein konsistentes, professionelles Markenerlebnis.

Diese Flexibilität in der Kommunikationsgestaltung gibt dir die vollständige Kontrolle über Ihre Kundenansprache und fördert einen individuellen, auf deine Marke abgestimmten Kundenservice.

Wenn du mit Ihrem Kunden eine Vereinbarung zur Ratenzahlung treffen, kannst du das ganz einfach in der Cloud-Software eingeben. Indem du in der Forderung Detailansicht einfach „Ratenzahlung“ auswählen, trägst du die Parameter ein. Somit weiß das System, dass bei der Zahlungseingangskontrolle die Ratenzahlung zu berücksichtigen ist.