In Zeiten des Onlinehandels wird es immer seltener, dass Menschen direkt und bar bezahlen. Das heißt, dass immer mehr Leute ihre Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung kaufen. Während das simpel klingt, lauern hier doch einige Schwierigkeiten, über die Du Dir klar sein musst, wenn Du selber Rechnungen ausstellst.
Eine dieser Schwierigkeiten besteht in der Formulierung der Zahlungsfrist. Hier deswegen eine Hilfestellung für die Frage, wie Du auf Rechnungen Zahlungsfristen richtig formulieren kannst. Ein falsches oder fehlendes Wort, eine falsche Zahl und Du musst womöglich sehr viel länger auf Dein Geld warten als nötig.
Außerdem kannst Du Deinen Kunden einen finanziellen Anreiz schaffen, Deine Rechnungen schnell zu begleichen. Zuerst musst Du also wissen, was Du möchtest: Dein Geld so schnell wie möglich, ein wenig kulant sein oder alles so einfach haben wie möglich? Außerdem musst Du wissen, ob Du es mit einem geschäftlichen oder einem privaten Kunden zu tun hast. Doch wollen wir zum besseren Verständnis vorne anfangen.
Fälligkeit und Verzug – was bedeutet das?
Deine Rechnung ist im Prinzip sofort fällig, sobald Dein Kunde sie erhalten hat. In Verzug gerät dieser aber nicht sofort. Wenn Du kein angemessenes Zahlungsziel formulierst, hat er dreißig Tage Zeit, bis Du ihm die erste Mahnung schicken kannst. Anders ist das, wenn Du ein angemessenes Zahlungsziel formulierst. Dann nämlich muss Dein Kunde den Betrag, den Du auf der Rechnung vermerkt hast, innerhalb des gesetzten Zeitrahmens überweisen. Tut er dies nicht, gerät er am ersten Tag nach Ablauf dieser Frist in Verzug.
Zahlungsfrist und Zahlungsziel – was ist der Unterschied?
Ein Zahlungsziel ist der Zeitpunkt, an dem Deine Forderung endgültig fällig wird und Dein Kunde in Verzug gerät. Eine Zahlungsfrist kann diesen Zeitraum definieren.
Wichtig ist, dass Dein Kunde weiß, woran er ist. Du musst Deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen veröffentlichen und Deinen Kunden zugänglich machen. Um sicher zu gehen, solltest Du sie ihnen auch schicken, damit sie sie auf jeden Fall lesen. Andernfalls kann es zu Missverständnissen kommen.
Wenn Du eine Rechnung stellst, solltest Du zuerst an das Zahlungsziel denken. Wenn Du auf Deiner Rechnung hierzu nichts vermerkst, wird die Rechnung zwar sofort fällig, per Gesetz haben Deine Schuldner – denn das sind Deine Kunden ab dem Moment der Entgegennahme der Ware oder Dienstleistung und der damit verbundenen Rechnungsstellung – dann 30 Tage Zeit, um ihre Schulden zu begleichen.
Bei Geschäftskunden kannst Du davon ausgehen, dass sie von der 30-Tage-Frist wissen. Bei Privatkunden allerdings bist Du verpflichtet, nach Ablauf dieser Zeit eine Zahlungserinnerung zu schicken, wenn Du die Frist nicht bereits auf der Rechnung kenntlich gemacht hast.
Wenn Du allerdings eine konkrete Zahlungsfrist nennst, 14 Tage etwa, dann haben Deine Kunden Zeit, bis der 14. Tag nach Rechnungsstellung abgelaufen ist, um die Überweisung auf Dein Konto in Auftrag zu geben. Man rechnet hierbei pauschal damit, dass die Rechnung drei Tage nachdem Du sie sie versendet hast bei Deinen Kunden ankommt. Somit musst Du mit 14 Tagen plus 3 Werktagen rechnen.
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Welche Möglichkeiten hast Du noch, wenn Du auf Deinen Rechnungen Zahlungsfristen formulieren willst?
Welche Frist Du für Deine Rechnung wählst, liegt im Prinzip bei Dir – und bei Deinem Kunden. Denn jede Rechnung basiert auf einem Vertrag zwischen Euch beiden. Wenn Ihr also eine individuelle Zahlungsfrist vereinbart, ist das durchaus möglich. Eine Formulierung hierfür wäre zum Beispiel der Satz „Diese Rechnung ist zahlbar in sechs Monaten“. Die Regel ist das aber nicht, diese bewegt sich zwischen einem und 30 Tagen.
Zwar sind sieben, vierzehn oder dreißig Tage der Normalfall, aber wenn Du Dein Geld lieber nach elf oder zweiundzwanzig Tagen haben möchtest, kannst Du das auf der Rechnung vermerken – es wirkt dann nur nicht besonders professionell. Bei der Formulierung der Zahlungsfrist hast Du wiederum zwei Optionen. Entweder Du nennst die Zahlungsfrist oder das Zahlungsziel. Wenn Du Deine Rechnung also zum Beispiel am 01. Januar 2018 stellst, kannst Du entweder schreiben:
„Ich bitte Sie, diese Rechnung innerhalb von 14 Tagen zu begleichen.“
Oder
„Ich bitte Sie, diese Rechnung bis zum 15. Januar 2018 zu begleichen.“
Im zweiten Fall würdest Du effektiv eine kürzere Zahlungsfrist setzen als im ersten.
Natürlich hast Du auch die Möglichkeit, Dein Geld schneller einzufordern. Hierfür solltest Du eine Formulierung wie „Diese Rechnung ist innerhalb von sieben Tagen nach Rechnungsstellung fällig“ nutzen. Wichtig ist, dass Du nicht die Zustellung der Rechnung als Stichtag wählst – die ist nämlich schwer nachzuweisen, wenn Du Deine Rechnung nicht per teurem Einschreiben schickst.
Du hast außerdem eine weitere Option, um Deinen Kunden schmackhaft zu machen, pünktlich und schnell zu zahlen: Das Skonto. Dieses Mittel setzen besonders Handwerker gerne ein, um ihre Kunden zu einer reibungslosen Zahlung zu motivieren. Hierbei gewährst Du Deinen Kunden einen Rabatt, wenn sie die Rechnung innerhalb einer kurzen Frist begleichen. Hiervon profitieren beide. Der Kunde spart Geld, das Unternehmen bewahrt sich Liquidität.
Natürlich kannst Du auch noch andere Optionen mit Deinen Kunden vereinbaren. Ratenzahlungen zum Beispiel.
Damit Du in Deinen Rechnungen Zahlungsfristen richtig formulieren kannst, hier nochmal ein paar Vorschläge und deren Bedeutung zusammengefasst:
Zahlbar ohne Abzug bis zum XX.XX.XXXX
Das Zahlungsziel ist definiert. Es wird kein Skonto gewährt.
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum XX.XX.XXXX
Ein Zahlungsziel ist definiert, es wird kein Skonto gewährt.
Zahlbar innerhalb von XX Tagen ab Rechnungsstellung
Eine Zahlungsfrist ist definiert, es wird kein Skonto gewährt.
Zahlbar innerhalb XX Wochen ab Rechnungsdatum
Eine Zahlungsfrist ist definiert, es wird kein Skonto gewährt.
Zahlbar mit XX Prozent Skonto innerhalb von XX Tagen
Eine Zahlungsfrist ist definiert. Wer innerhalb dieser Frist bezahlt, bekommt einen Rabatt.
Du merkst also, eine Rechnung ist nicht immer ganz selbsterklärend. Du solltest daher dafür sorgen, dass Deine immer perfekt und unmissverständlich formuliert sind. Mit unseren Tipp aber kannst Du nun auf Deinen Rechnungen Zahlungsfristen richtig formulieren. Das ist wichtig, um im schlimmsten Fall vor Gericht auf der sicheren Seite zu sein.
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