Als Kleinunternehmer hast du ein paar Vorteile gegenüber anderen Gewerbetreibenden. Doch allzu nachlässig darfst Du deswegen nicht sein. Gerade beim Stellen Deiner Rechnungen gibt es einiges zu beachten. Wir haben Dir Tipps für Deine Kleinunternehmer Rechnung zusammengestellt.
Die erste Frage, die Kleinunternehmer stellen, ist, warum sie denn überhaupt Rechnungen stellen müssen. Schließlich zahlen sie ja gar keine Steuern. Da kann es dem Finanzamt doch egal sein, ob sie alles akribisch aufbewahren und belegen. Du kannst Dir denken, dass es so einfach nicht ist. Und dass die Pflicht, Ein- und Ausgangsrechnungen zu stellen und aufzubewahren auch für Kleinunternehmer gilt. Und dass es noch sehr viel mehr zu berücksichtigen gibt.
Aber warum müssen Kleinunternehmer Rechnungen stellen? Eigentlich logisch: Sie zahlen deshalb keine Steuern, weil sie zu wenig verdienen. Wer zu wenig verdient, den befreit das Finanzamt von der Umsatzsteuer. Aber das richtet sich nach dem Geld, was Unternehmer einnehmen. Die Grenze liegt bei 17.500 Euro im Jahr.
Und nun kann es eben jederzeit sein, dass ein Kleinunternehmer plötzlich so viele Aufträge erhält, dass er diese Grenze überschreitet. Und plötzlich muss er Steuern zahlen. Damit das Finanzamt weiß, wie viel ein Kleinunternehmer verdient, oder ob er mittlerweile bereits ein regulärer Unternehmer ist, für den die Befreiung nach § 19 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz nicht gilt, muss es Einblick in die Geschäftsprozesse des Unternehmers nehmen können. Sprich: Die Rechnungen sehen.
Damit das Finanzamt nichts beanstandet, also alles einfach und klar prüfen kann, gilt es, einige Dinge zu beachten. Hier deshalb Tipps für Deine Kleinunternehmer Rechnung.
Das Wichtigste auf Deiner Kleinunternehmer Rechnung
Wie genau Du das Herzstück Deiner Kleinunternehmer Rechnung formulierst, ist egal. Es muss nur enthalten sein:
Du musst schreiben, dass Du keine Umsatzsteuer berechnest und dich auf § 19 Abs. 1 UStG. beziehen.
Warum musst Du das tun? Zum einen geht es darum, Deine Auftraggeber zu informieren. Sie sind es gewohnt, Umsatzsteuer zu bezahlen. Zum anderen sind sie es gewohnt, Vorsteuer geltend zu machen. Das dürfen sie für Deine Rechnungen aber nicht.
Wenn Du Umsatzsteuer berechnest, ohne berechtigt zu sein, kann es Probleme geben. Entweder Du musst die Umsatzsteuer, die der Leistungsempfänger gezahlt hat, ans Finanzamt abführen. Oder Du tust das nicht und kannst wegen Betrugs angeklagt werden. Die Strafen hier können hoch ausfallen. Auch Freiheitsstrafen sind möglich.
Die notwendigen Punkte auf der Kleinunternehmer Rechnung
Es gibt einige Dinge, die auf jede Rechnung von Kleinunternehmern müssen. Wir haben sie Dir zusammengestellt.
- Deine Steuernummer.
- Dein Name und Deine Anschrift.
- Name und Anschrift des Empfängers der Rechnung.
- Das Datum, an dem Du die Rechnung ausgestellt hast.
- Das Datum, an dem das, was Du berechnest geliefert oder geleistet wurde. Oft deckt sich das mit dem Datum der Ausstellung.
- Das, was Du geliefert oder geleistet hast und wie viel davon. Sinnvoll sind Positionsnummern einzelner Leistungen. Du musst aber nicht ins Detail gehen. Es reicht, wenn Deine Liste selbsterklärend ist.
- Eine Rechnungsnummer. Die muss fortlaufend sein, also in eine Reihe mit der davor und der danach zu bringen sein.
- Die Summe, die Dein Kunde zahlen muss.
- Der Hinweis auf die Kleinunternehmereigenschaft.
Musst Du Deine Kleinunternehmer Rechnung aufbewahren?
Ganz klar: Ja. Das Finanzamt muss Deine Unterlagen überprüfen können. Und zwar 10 Jahre lang. Das bedeutet, dass Du Deine Rechnungen für zehn Jahre aufheben musst und jederzeit damit rechnen solltest, dass das Finanzamt Einblick hierein haben möchte. Das gilt sowohl für Ausgangsrechnungen. Hiervon solltest Du Kopien in Deinen Akten haben.
Und es gilt für Eingangsrechnungen. Zumindest wenn die Dinge, die auf den Eingangsrechnungen aufgeführt werden, Bezug zum Unternehmen haben. Alle Waren und Dienstleistungen, die mit deinem Betrieb in Zusammenhang stehen, müssen also in deinen Unterlagen auftauchen.
Was ist mit digitalen Rechnungen?
Bei digitalen Rechnungen reicht es, wenn Du sie digital speicherst. Allerdings ist hierfür ein unveränderbarer Datenträger nötig. Eine CD beispielsweise. Unter Umständen ist auch ein Cloud-Speicher in Ordnung. An den stellt das Gesetz aber bestimmte Anforderungen.
Das heißt, dass Du Deine Kleinunternehmer Rechnung auch per E-Mail oder Fax verschicken darfst.
Welche Mindestvoraussetzungen muss Deine Kleinunternehmer Rechnung erfüllen?
Es gibt drei Dinge, die Deine Kleinunternehmer Rechnung auf jeden Fall erfüllen muss. Die sind in § 14 Abs. 1 des UStG aufgeführt. Und sie sind, wenn man ehrlich ist, wenig überraschend.
So muss Deine Rechnung erstens lesbar sein. Sprich, der Empfänger muss sie lesen und verstehen können. Dann muss sie zweitens unversehrt sein. Das bedeutet, dass die Rechnung, einmal versendet, nicht mehr nachträglich geändert wurde. Und drittens muss die Rechnung echt sein. Das stellst Du sicher, indem Du dafür sorgst, dass Deine Identität klar daraus hervorgeht.
Mit diesen Tipps für Deine Kleinunternehmer Rechnung gewappnet, sollte eigentlich nichts mehr schiefgehen. Allerdings kannst Du überlegen, ob Du Deine Rechnung nicht noch ausbaust. Hierfür findest Du einige Tipps in unserem Magazin.
Außerdem solltest Du wissen, dass Deine Kleinunternehmer Rechnung nur dann mit den hier aufgeführten Tipps funktioniert, wenn kein Sonderfall eintritt. Wenn Du zum Beispiel eine Rechnung mit Auslandsbezug stellst. Dann gelten nochmal andere Regeln.
Aber jetzt weißt Du, wie Du fast alle Deiner Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen musst, damit alles klappt.
Wenn Du merkst, dass Deine Kunden nicht zahlen, obwohl Deine Rechnung alle Kriterien erfüllt, solltest Du Maßnahmen ergreifen. Mit KLEVERBILL musst Du Dich nicht mehr um Dein Mahnwesen für Kleinunternehmer kümmern. Das System erledigt alles für Dich. Schick uns noch heute eine Nachricht. Mit KLEVERBILL sparst Du Zeit, Geld und Nerven.
