Question 1

Was ist KLEVERBILL und wie löst es meine Probleme im Debitorenmanagement?

Accepted Answer

KLEVERBILL ist eine intelligente, cloudbasierte Softwarelösung "Made in Germany", die speziell dafür entwickelt wurde, Ihr Forderungsmanagement und Mahnwesen zu automatisieren. Wenn Sie regelmäßig mit verspäteten Zahlungen kämpfen, viel Zeit für den manuellen Rechnungsversand oder die Überwachung von Zahlungseingängen aufwenden oder die Kommunikation mit säumigen Kunden schwierig finden, ist KLEVERBILL die Lösung. Es hilft Ihnen, Ihren Cashflow zu beschleunigen, wertvolle Zeit zu sparen (laut Kunden bis zu 5 Stunden pro Woche), Kosten zu senken und Fehler zu minimieren, während Sie stets professionell auftreten.

Question 2

Welche Hauptfunktionen bietet KLEVERBILL, um mein Mahnwesen zu verbessern?

Accepted Answer

KLEVERBILL digitalisiert und automatisiert den gesamten Prozess von der Rechnung bis zur bezahlten Forderung:

• Automatisierter Rechnungsversand (Optional): Sie entscheiden, ob KLEVERBILL Ihre Rechnungen automatisch per E-Mail, Post oder digitalem Postversand verschicken soll, oder ob Sie nur die Zahlungsüberwachung nutzen möchten. E-Mails können über Ihren eigenen Server (SMTP) versendet werden, um Ihre Markenidentität zu wahren.

• Automatischer Zahlungsabgleich: Durch die direkte Anbindung an Ihre Bankkonten (via finAPI) gleicht KLEVERBILL eingehende Zahlungen täglich automatisch mit offenen Rechnungen ab.  Ein intelligentes System hilft auch bei der Zuordnung unklarer Zahlungseingänge.

• Intelligentes & Anpassbares Mahnwesen: Automatisieren Sie Ihren Mahnprozess vollständig. Mit dem Workflow Designer gestalten Sie individuelle Mahnläufe (z.B. nach Kundengruppe, Region, auch in Englisch) und passen Layout, Texte sowie Mahnstufen flexibel an.

• White-Label-Kommunikation: Alle Mahnungen und Erinnerungen werden in Ihrem Corporate Design und von Ihrer E-Mail-Adresse versendet. KLEVERBILL bleibt für Ihre Kunden unsichtbar im Hintergrund.

• Nahtloser Inkasso-Übergang (Optional): Wenn Mahnungen erfolglos bleiben, kann die Forderung direkt und reibungslos an unseren erfahrenen Partner, die S/F/G Forderungsmanagement GmbH und deren Partnerkanzlei BAYH & FINGERLE, übergeben werden – alles über eine Schnittstelle.

• Spezialisiertes Abschlagsmodul: Ideal für wiederkehrende Zahlungen (z.B. Mieten, Abos, Energieabschläge). Einmal eingerichtet, generiert und überwacht KLEVERBILL diese Forderungen automatisch.

• Volle Transparenz & Kontrolle: Ein übersichtliches Dashboard gibt Ihnen jederzeit Einblick in offene Posten, Zahlungseingänge, Mahnstufen und wichtige Kennzahlen (z.B. DSO).  Sie können Prozesse jederzeit steuern (z.B. Mahnstopp setzen).

Question 3

Welche konkreten Vorteile habe ich durch den Einsatz von KLEVERBILL?

Accepted Answer

Mit KLEVERBILL profitieren Sie von:

• Massiver Zeitersparnis: Automatisieren Sie Routineaufgaben und reduzieren Sie den manuellen Aufwand im Mahnwesen um bis zu 95%.

• Schnellerem Zahlungseingang: Erhalten Sie Ihr Geld durchschnittlich deutlich schneller (bis zu 20 Tage) und verbessern Sie Ihre Liquidität.

• Kostenreduktion: Senken Sie Prozesskosten und den Bedarf an personellen Ressourcen für das Mahnwesen.

• Fehlerminimierung: Vermeiden Sie Fehler durch manuelle Dateneingabe oder Zuordnung.

• Professionellem Auftreten: Kommunizieren Sie konsistent in Ihrem Branding (White-Label) und wahren Sie gute Kundenbeziehungen.

• Voller Transparenz: Behalten Sie stets den Überblick über Ihre offenen Forderungen und den Status des Mahnprozesses.

• Höchster Datensicherheit: Profitieren Sie von Servern ausschließlich in Deutschland und strenger DSGVO-Konformität, überwacht durch einen eigenen Datenschutzbeauftragten.

Question 4

Was macht KLEVERBILL besonders im Vergleich zu anderen Anbietern?

Accepted Answer

KLEVERBILL hebt sich durch mehrere Punkte ab:

• Einzigartiges White-Label Mahnwesen: Automatisierung ohne Preisgabe Ihrer Markenidentität – die gesamte Kommunikation läuft unter Ihrem Namen.

• Kompromissloser Datenschutz: Mit Servern ausschließlich in Deutschland und einem eigenen Datenschutzbeauftragten bieten wir ein Sicherheitsniveau, das über den Marktstandard hinausgeht.

• Nahtloser & Professioneller Inkasso-Übergang: Direkte Anbindung an erfahrene Inkasso-Spezialisten (S/F/G Forderungsmanagement GmbH & Kanzlei BAYH & FINGERLE) für eine effiziente und kundenorientierte Bearbeitung.

• Spezialisiertes Abschlagsmodul: Eine maßgeschneiderte Funktion für Branchen mit wiederkehrenden Zahlungen, die oft in Standardlösungen fehlt.
 • Intelligenter Zahlungsabgleich: Automatische Zuordnung auch bei nicht eindeutigen Zahlungseingängen.

Question 5

Für welche Unternehmen und Branchen ist KLEVERBILL besonders geeignet?

Accepted Answer

KLEVERBILL ist flexibel und passt sich an verschiedene Bedürfnisse an. Besonders profitieren:
 • Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs): Entlasten Sie Ihr Team von administrativen Aufgaben und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.

• E-Commerce-Unternehmen: Bewältigen Sie hohe Transaktionsvolumina effizient durch automatischen Zahlungsabgleich und Integrationen (z.B. Billbee, WooCommerce).

• Unternehmen mit Abo-Modellen: Verwalten Sie wiederkehrende Zahlungen mühelos (z.B. Software-as-a-Service, Mitgliedschaften, Vereine, Fitnessstudios).

• Energieversorger: Nutzen Sie das spezialisierte Abschlagsmodul für die effiziente Verwaltung von wiederkehrenden Abschlagszahlungen.

• Wohnungsverwaltungen: Vereinfachen Sie die Verwaltung von Mietzahlungen und Nebenkostenabrechnungen mit dem Abschlagsmodul.

Question 6

Wie bekomme ich meine Rechnungsdaten in KLEVERBILL?

Accepted Answer

Wir bieten Ihnen maximale Flexibilität beim Datenimport:
 • Drag & Drop: Ziehen Sie PDF- oder ZUGFeRD-Rechnungen einfach direkt in die Software.
 • CSV-Upload: Übertragen Sie strukturierte Daten unkompliziert per CSV-Datei.
 • Schnittstellen zu Partnersystemen: Nutzen Sie direkte Anbindungen für automatisierten Datenaustausch (z.B. mit Billbee, Fastbill, WooCommerce).
 • API-Schnittstelle: Integrieren Sie KLEVERBILL nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft (z.B. ERP-, CRM-Systeme) für maximale Automatisierung.
 • OCR-Texterkennung: Unsere Software kann relevante Daten aus Rechnungsdokumenten erkennen.

Question 7

Wie funktioniert die Überwachung meiner Zahlungseingänge?

Accepted Answer

KLEVERBILL verbindet sich sicher über die zertifizierte Schnittstelle von finAPI mit Ihren Bankkonten. Nach einmaliger Einrichtung ruft KLEVERBILL täglich die Kontobewegungen ab und gleicht die Zahlungseingänge automatisch mit den offenen Rechnungen ab. Bei Zahlungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können (z.B. fehlender Verwendungszweck), macht das System intelligente Vorschläge zur manuellen Zuordnung.

Question 8

Kann ich meine Rechnungen auch direkt über KLEVERBILL versenden?

Accepted Answer

Ja, selbsverständlich. Nachdem Sie Ihre Rechnungsdaten (z.B. per Drag and Drop) in KLEVERBILL importiert haben, können Sie folgende Optionen wählen:
 • Rechnungsversand über KLEVERBILL: Lassen Sie KLEVERBILL den Versand per E-Mail oder Post für Sie übernehmen.

Question 9

Wie sehen die Mahnungen aus, die meine Kunden erhalten?

Accepted Answer

Dank des White-Label-Ansatzes sehen die Mahnungen so aus, als kämen sie direkt von Ihnen. Mit unserem Workflow Designer können Sie das Layout, die Texte und das Design der Mahnungen vollständig an Ihr Corporate Design anpassen. Sie definieren die Inhalte, Mahnstufen und Fristen selbst.

Question 10

An wen wenden sich meine Kunden, wenn sie Fragen zu einer Mahnung haben?

Accepted Answer

Da die Mahnungen in Ihrem Namen und Design versendet werden, wenden sich Ihre Kunden direkt an Sie. Im Workflow Designer hinterlegen Sie Ihre firmenspezifischen Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.), die auf den Mahnungen erscheinen. Wenn Sie den E-Mail-Versand über Ihren eigenen Mailserver (SMTP) einrichten, kommen auch die E-Mails direkt von Ihrer Domain, was die Kommunikation weiter personalisiert.

Question 11

Was passiert, wenn ein Kunde trotz Mahnungen nicht zahlt?

Accepted Answer

Sollte der Mahnprozess erfolglos bleiben, bietet KLEVERBILL einen nahtlosen Übergang zum Inkasso. Die Forderung kann mit wenigen Klicks an unseren spezialisierten Partner, die Kanzlei BAYH & FINGERLE, übergeben werden. Diese kümmert sich professionell und kundenorientiert um die weitere Bearbeitung. Dieser Übergang ist optional und Sie behalten die Kontrolle.

Question 12

Wie steht es um die Datensicherheit bei KLEVERBILL?

Accepted Answer

Datensicherheit hat für uns höchste Priorität.
 • Serverstandort Deutschland: Alle Ihre Daten werden ausschließlich auf sicheren Servern in Deutschland gehostet.
 • DSGVO-Konformität: Wir erfüllen die strengen Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung.
 • Eigener Datenschutzbeauftragter: Ein interner Experte überwacht kontinuierlich die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Question 13

Gibt es verschiedene Versionen oder Pakete von KLEVERBILL?

Accepted Answer

Ja, KLEVERBILL bietet verschiedene Pakete (z.B. Silber, Gold, Platin), die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und Funktionsbedürfnisse zugeschnitten sind. Die Pakete unterscheiden sich beispielsweise im Funktionsumfang. Unsere Abonnements sind in der Regel flexibel und monatlich kündbar. Für genaue Details zu den Paketen und Preisen besuchen Sie bitte unsere Preisübersicht oder kontaktieren Sie uns.

Question 14

Bietet KLEVERBILL Unterstützung bei der Einrichtung und Nutzung?

Accepted Answer

Ja, wir legen großen Wert auf persönlichen und kompetenten Service. Unser Support-Team steht Ihnen bei Fragen zur Einrichtung und Nutzung von KLEVERBILL zur Verfügung.

Question 15

Wie kann ich mit KLEVERBILL starten?

Accepted Answer

Der Start ist einfach! Besuchen Sie unsere Website und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
 • Kostenlos testen: Probieren Sie KLEVERBILL unverbindlich aus.
 • Demo vereinbaren: Lassen Sie sich KLEVERBILL in einer persönlichen Online-Demo zeigen. 
 • Direkt registrieren: Wählen Sie das passende Paket und legen Sie los.

Noch Fragen?

Bolzstrasse 4
70173 Stuttgart

Tel: +49(0) 711-22 86 3-0

Email: info@kleverbill.de

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