Zuerst wollen wir ein paar grundlegende Fragen klären. Denn zum Mahnwesen gehören nicht nur die Mahnungen selbst, sondern auch ein paar Gepflogenheiten, die Du beachten solltest.
Wann verschicke ich die erste Mahnung?
Es gibt gesetzlich keine Regelung, wann Du die erste Mahnung verschicken musst. Allerdings solltest Du immer eine Zahlungsfrist in Deine Mahnung schreiben. Also „innerhalb von zwei/drei/vier Wochen“. Üblich sind Fristen zwischen zwei und vier Wochen. Das gilt auch und besonders für Rechnungen.
Wenn Du eine konkrete Zahlungsfrist in Deiner Mahnung stehen hast, weißt Du automatisch, wann Du die nächste Mahnung verschicken musst. Nämlich dann, wenn Du merkst, dass Dein Kunde die Frist nicht eingehalten hat. Nach den zwei/drei/x Wochen also.
Wie viele Mahnungen verschicke ich?
Auch hier gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Du musst keine einzige schicken, sondern kannst, theoretisch, sofort zum Anwalt gehen, damit der Dein Geld gerichtlich einfordern lässt. Oder das auch selbst tun. Dafür reicht es, dass Dein Kunde die Zahlungsfrist auf der Rechnung überschritten hat.
Allerdings würdest Du damit jeden guten Willen Deines Kunden ignorieren und Eure Geschäftsbeziehung nachhaltig beschädigen. Deshalb verschick lieber selbst noch ein paar Mahnungen. Üblich sind zwei bis drei.
Die erste nennt sich dann „Zahlungserinnerung“, die zweite „Erste Mahnung“ und die dritte „Letzte Mahnung“. Auch das sind aber nur Vorschläge. Du bist zu nichts verpflichtet und kannst über Deine erste Mahnung auch „Letzte Mahnung“ schreiben.
Wie schreibe ich eine Mahnung?
Wenn Du nun also einen Kunden hast, der nicht zahlt, solltest Du eine Mahnung schreiben. Das ist nicht schwierig, kostet aber Zeit. Deswegen findest Du hier Mahnwesen Vorlagen. Zuerst aber solltest Du wissen, welche Informationen auf eine Mahnung müssen. Das sind insgesamt acht. Der Rest ist optional.
Der Titel des Dokuments sollte „Mahnung“ sein – oder etwas Vergleichbares. Zahlungserinnerung etwa.
Das Datum der Mahnung.
Deine Anschrift
Die Anschrift Deines Kunden
Der Text, in dem Du Dein Geld forderst.
Du musst erwähnen, wofür Du Geld forderst, also was Dein Kunde bezahlen soll.
Du solltest auf die Originalrechnung verweisen. Das heißt: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag.
Die Zahlungsfrist.
Wie formuliere ich eine Mahnung?
Der Ton Deiner Mahnung ist Dir überlassen. Natürlich darfst Du nicht beleidigend werden, mit illegalen Mitteln drohen oder Ähnliches. Aber wie Du eine Mahnung formulieren kannst, ist Dir überlassen. Es bietet sich an, von Mahnung zu Mahnung strenger und deutlicher zu werden. So weiß Dein Kunde, woran er ist. Und Du belastest Eure Beziehung nie mehr als nötig. Allerdings solltest Du durchweg bestimmt auftreten. Sonst nimmt Dein Kunde Dich womöglich nicht ernst.
Zahlungserinnerung / Mahnwesen Vorlagen
Sehr geehrte/r Frau/Herr XXX (Name Deines Kunden),
leider mussten wir feststellen, dass Sie Ihre Rechnung (Nr. XXX vom XXX (Rechnungsnummer und -datum) noch nicht beglichen haben. Natürlich kennen wir den Geschäftsalltag und wissen, dass auch mal Dinge liegen bleiben. Vermutlich haben Sie also nur vergessen, den Betrag von XXX (Höhe des Betrags) zu bezahlen. Wir bitten Sie daher darum, das bis zum XXX (Zahlungsfrist/-ziel) nachzuholen.
Mit freundlichen Grüßen,
XXX (Dein Name)
Erste Mahnung / Mahnwesen Vorlagen
Sehr geehrte/r Frau/ Herr XXX (Name Deines Kunden),
leider konnten wir bis zum heutigen Datum immer noch keinen Zahlungseingang der Rechnung Nr. XXX (Rechnungsnummer) vom XXX (Datum der Rechnung) feststellen. Bitte begleichen Sie den Betrag in Höhe von XXX (Höhe des Betrags) bis zum XXX (Zahlungsfrist/Zahlungsziel). und überweisen den Rechnungsbetrag auf das angegebene Geschäftskonto.
Mit freundlichen Grüßen,
XXX (Dein Name)
Letzte Mahnung Vorlage / Mahnwesen Vorlagen
Sehr geehrte/r Frau/Herr XXX,
immer noch haben Sie Ihre Rechnung Nr. XXX (Rechnungsnummer) vom XXX (Datum der Rechnung) nicht bezahlt. Bitte begleichen Sie den fälligen Rechnungsbetrag unverzüglich. Wenn bis zum XXX (Zahlungsziel/-frist) kein Geld auf unserem Konto eingegangen sein sollte, sehen wir uns gezwungen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. (Wenn Du magst, kannst Du hier auch darauf verweisen, dass Du den Vorgang an ein Inkassounternehmen weiterleitest)
Mit freundlichen Grüßen,
XXX (Dein Name)
Du weißt nun also, wie Du Mahnung formulieren solltest. Außerdem hast Du Mahnwesen Vorlagen an der Hand, die Dir einen großen Teil der Arbeit abnehmen. Es geht aber noch einfacher. Denn der Großteil der Arbeit im betrieblichen Mahnwesen ist nicht das Verfassen der Mahnungen. Es ist der Aufwand, den es bedeutet, den Überblick zu behalten. Auch hierfür gibt es eine Lösung.
Mahnwesen Vorlagen – die einfachste Lösung
Das Online-Angebot KLEVERBILL automatisiert fast alle Prozesse des Mahnwesens. Dann brauchst Du keine Mahnwesen Vorlagen mehr. Denn das Programm übernimmt das für Dich. Doch es tut noch mehr. So gleicht es automatisch Deine Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab. Es kennt außerdem jede Zahlungsfrist einer jeder Deiner Rechnungen. Das heißt, dass es automatisch Mahnungen verschicken kann, wenn eine solche Frist überschritten wird.
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