Vorlage für Mahnungen – So kannst Du die perfekte Mahnung schreiben
Schreiben fällt nicht allen leicht. Doch gerade im Geschäftsverkehr kommt man häufig nicht drumherum. Vor allem wenn es um offene Geldforderungen geht, musst Du schriftlich an Deine säumigen Kunden herantreten. Aber wie kannst Du die perfekte Mahnung schreiben? Um es Dir etwas leichter zu machen, findest Du hier eine Vorlage für Mahnungen.
Wenn Dein Kunde seine Rechnung rechtzeitig bezahlt, solltest Du ihm eine Zahlungserinnerung schicken. Schließlich bist Du auf Dein Geld angewiesen. Zwar bist Du rechtlich nicht verpflichtet, ihm eine Mahnung zu schicken, aber es hilft Dir dennoch, um schneller an Dein Geld zu kommen. Damit Du, auch wenn Du kein großer Schreiber bist, Dein Mahnwesen ordentlich organisieren kannst, haben wir Dir hier eine Vorlage für Mahnungen erstellt. Du kannst sie nach Deinen eigenen Bedürfnissen anpassen.
Die erste Mahnung nennt man traditionell nicht “Mahnung”, sondern besser “Zahlungserinnerung”. Denn meistens hat Dein Kunde tatsächlich nur vergessen zu bezahlen. Unsere Vorlage für Mahnungen beginnt also mit dieser ersten, der Zahlungserinnerung:
Vorlage für Mahnungen 1: Die Zahlungserinnerung
Betreff:
Zahlungserinnerung zu angefügter Rechnung (Hier fügst Du die Rechnungsnummer ein)
Textvorlage:
Sehr geehrte/r Frau/Herr …,
Leider haben wir bis zum (Hier gibst Du das Fälligkeitsdatum an) keinen Geldeingang für die Rechnung (Hier fügst Du die Rechnungsnummer ein) registrieren können. Sicherlich haben Sie unsere Rechnung übersehen oder vergessen, deswegen bitten wir Sie, diese bis zum (Hier gibst Du das Zahlungsziel an) zu begleichen.
Tipps:
Formuliere hier freundlich und entgegenkommend. Dein Kunde soll Dein Kunde bleiben, deshalb vergraule ihn nicht mit harten Formulierungen und Drohungen. Sei nachsichtig und wenn Dein Kunde sich meldet und Probleme erwähnt, auch ein wenig kulant.
Vorlage für Mahnungen 2: Die erste Mahnung
Betreff:
Mahnung zu angefügter Rechnung (Hier fügst Du die Rechnungsnummer ein)
Textvorlage:
Sehr geehrte/r Frau/Herr …,
trotz Zahlungserinnerung konnten wir noch immer keinen Zahlungseingang feststellen. Deshalb bitten wir Sie, den offenen Betrag der Rechnung (Hier fügst Du die Rechnungsnummer ein) unverzüglich zu begleichen.
Wir erwarten Ihre Zahlung bis zum (Hier Zahlungsziel angeben)
Tipps:
Dein Tonfall sollte schärfer ausfallen. Auch wenn es in dieser Vorlage für Mahnungen nicht explizit aufgeführt ist: Wenn Du es ernst meinst, kannst Du bereits Mahngebühren und Verzugszinsen androhen.
Vorlage für Mahnungen 3: Die zweite Mahnung
Betreff:
Letzte Mahnung zu angefügter Rechnung (Hier fügst Du die Rechnungsnummer ein)
Text:
Sehr geehrte/r Frau/Herr …,
trotz Zahlungserinnerung und Mahnung konnten wir bislang keinen Zahlungseingang auf unserem Konto feststellen. Wir fordern Sie deswegen auf, die Rechnung (Hier fügst Du die Rechnungsnummer ein) unverzüglich zu bezahlen.
Sollten wir nicht innerhalb von (Hier Zahlungsfrist angeben) Tagen den Zahlungseingang feststellen, behalten wir uns rechtliche Schritte gegen Sie vor.
Tipps:
Wenn es Dir wichtig ist, Deine Kundenbeziehung so gut wie möglich zu erhalten, dann solltest Du nicht mit der Tür ins Haus fallen. Drohungen sollten der letzte Schritt sein. Wenn es Dir aber darum geht, Dein Geld so schnell wie möglich zu erhalten, lohnt sich der -anfang dezente, später explizite – Verweis auf Inkassobüros und Anwälte, um Deiner Forderung Nachdruck zu verleihen.
Vorlage für Mahnungen: Drohung mit Inkassounternehmen
Wenn Du bereits bei der ersten Zahlungserinnerung auf ein Inkassounternehmen verweisen willst, reicht es, anzumerken dass Du mit einem Inkassounternehmen kooperierst, das Dich berät und offene Forderungen im Extremfall übernimmt.
Für Mahnungen solltest Du deutlicher werden.
Text:
Bitte überweisen Sie den offenen Rechnungsbetrag bis zum (Hier Zahlungsziel angeben) auf unser Konto. Sollten wir bis dahin keinen Zahlungseingang feststellen können, werden wir unsere Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben.
Vorlage für Mahnungen: Positive Anreize
Statt negativer Konsequenzen kannst Du auch positive Anreize schaffen. So kannst Du anbieten, etwaige Kosten für den Mahnprozess zu erlassen, wenn eine Rechnung bis zu einem bestimmten Datum beglichen wird.
Text:
Durch den Zahlungsverzug sind Sie schadensersatzpflichtig. Um unsere eigenen Auslagen und Ausfälle auszugleichen, erheben wir deswegen Verzugszinsen und Mahngebühren. Wenn Sie allerdings bis zum (Hier Zahlungsziel angeben) die ausstehende Forderung begleichen, sind wir gewillt, Ihnen diese Kosten zu erlassen.
Und wenn Dir das alles zu viel Arbeit ist, kannst Du Dein Mahnwesen auch auslagern. So bietet zum Beispiel KLEVERBILL ein völlig automatisiertes Mahnwesen an. Wir überwachen Deine Zahlungseingänge und gleichen sie mit offenen Rechnungen ab. Sollte eine Rechnung einmal nicht rechtzeitig beglichen werden, verschickt unser System automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Deine Schuldner. Wenn Du möchtest, kannst Du die Vorlagen für diese Mahnungen auch selbst bearbeiten.
Außerdem arbeitet KLEVERBILL mit einem Inkassounternehmen und einer Anwaltskanzlei zusammen, die ebenfalls auf das Mahnwesen spezialisiert ist. Wenn Du das möchtest, begleiten wir Deine Forderung also notfalls bis ganz zum Schluss.
Hoffentlich konnten wir Dir mit den Vorlagen für Mahnungen den Mahnprozess erleichtern. Wichtig ist am Ende, dass Du streng und hartnäckig, aber stets höflich auftrittst. Dann wird es selten dazu kommen, dass Deine Kunden auch bis zum bitteren Ende nicht zahlen wollen.
