Ohne kommt kein Unternehmen aus. Sie zu organisieren ist dabei gar nicht so leicht. Woraus besteht sie, wie kann man sie aufziehen? Kurz gesagt: Was ist Debitorenbuchhaltung?

Es gibt da diese Konstante im Geschäftsleben: Jedes Geschäft besteht im Wesentlichen aus zwei Partnern: Dem Debitor und dem Kreditor. Du erbringst eine Leistung, verkaufst ein Produkt oder gehst auf andere Weise in Vorleistung. Dein Kunde nimmt diese Leistung in Anspruch und bezahlt dafür. Du gewährst ihm also sozusagen bis zu dem Zeitpunkt, an dem Du Dein Geld erhältst, einen Kredit – Du bist also Kreditor. Dein Kunde leiht sich etwas, Dein Produkt oder Deine Leistung, er ist der Debitor.

Die Debitorenbuchhaltung ist Teil der Finanzbuchhaltung. Es gehören alle Geschäftsvorfälle dazu, die Kunden betreffen. Aber was ist denn Debitorenbuchhaltung?

Hierbei geht es im Grunde darum, im Auge zu behalten, was mit Deinem Kredit passiert. Wird er rechtzeitig zurückgezahlt? Wenn nein, warum nicht? Welche Maßnahmen musst Du treffen, damit er zurückgezahlt wird? Solche Fragen beschäftigen die Debitorenbuchhaltung. Aber noch mehr:

Denn zusätzlich gehört in den Bereich der Debitorenbuchhaltung zum Beispiel das Scoring, mit dem Du im Vorhinein das Risiko errechnest, das besteht, wenn Du besagten Kredit gewährst. Aber gehen wir der Reihe nach vor:

Hier verwaltest Du alle Forderungen Deines Unternehmens gegenüber Deinen Kunden. Wenn Du diesen etwas verkaufst müssen sie das bezahlen. Wie sie das tun kann individuell geregelt sein. Manche zahlen bar, dann ist der Fall klar. Andere zahlen per Vorkasse, auch dann gibt es kein Problem. Wenn Deine Kunden aber zum Beispiel per Lastschrift oder auf Rechnung zahlen möchten, ist der Fall schon anders gelagert.

Dann nämlich entsteht eine Forderung. Die Debitorenbuchhaltung verwaltet diese nun.

Was ist Debitorenbuchhaltung? Teil 1: Dokumentation

Die Debitorenbuchhaltung überwacht den Zahlungseingang und beobachtet, wer Deinem Unternehmen wie viel Geld schuldet. Im Rahmen der Debitorenbuchhaltung werden diese Forderungen dann gesammelt in sogenannten Kontokorrentkonten oder auch Debitorenkonten. Ob Unternehmen für jeden Kunden einen eigenen Posten aufstellen oder Kunden gruppieren, entscheiden diese selbst. Beide Verfahren sind bewährt und verbreitet. In Saldenlisten stehen dann die offenen Forderungen der Kunden.

Doch Debitorenbuchhaltung ist mehr als nur das Sammeln von Forderungen. Hierzu gehört ebenfalls, diese einzutreiben.

Was ist Debitorenbuchhaltung? Teil 2: Forderungsmanagement

Teil der Debitorenbuchhaltung ist es, regelmäßig die Zahlungseingänge mit den offenen Forderungen abzugleichen: Wurden diese bereits beglichen? Wie häufig das geschieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen anders. Allerdings sollte es standardisiert sein, um die innerbetrieblichen Prozesse zu vereinfachen. Aber was passiert, wenn bei der Überprüfung herauskommt, dass die Forderung weiterhin offen ist?

Hier greift das betriebliche Mahnwesen. Denn damit Deine Kunden offene Rechnungen bezahlen, müssen sie nicht selten erinnert werden. Und dann auch häufig gedrängt. So gehört zur Debitorenbuchhaltung auch, Zahlungserinnerungen beziehungsweise Mahnungen an Deine säumigen Kunden zu schicken.

Wenn das betriebliche Mahnwesen nicht fruchtet, solltest Du das gerichtliche in die Wege leiten. Das kannst Du selbst tun, oder Dich direkt an ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt wenden.

Weil das Forderungsmanagement einen so großen und wichtigen Teil der Debitorenbuchhaltung ausmacht, geben viele Unternehmer ihn in professionelle Hände. KLEVERBILL zum Beispiel automatisiert Dein Mahnwesen fast vollständig. Es überwacht Deine Zahlungseingänge, gleicht sie mit offenen Forderungen ab und verschickt automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen, wenn die Zahlungen nicht rechtzeitig eingehen. Und es ist sehr viel günstiger als die Arbeitszeit Deiner Angestellten.

Was ist Debitorenbuchhaltung? Teil 3: Informieren

In der Debitorenbuchhaltung laufen viele Prozesse zusammen. Deswegen weiß man hier auch viel über die Kunden des Unternehmens. Teil der Debitorenbuchhaltung ist also auch, diese Informationen weiterzugeben. Der Vertrieb etwa sollte wissen, wenn ein Kunde seine Rechnungen nicht bezahlt. Wenn man langfristige Zahlungsunregelmäßigkeiten bei einem langfristigen, strategischen Kunden feststellt, könnte es sein, dass eine Insolvenz bevorsteht – auch hierauf solltest Du vorbereitet sein.

Was ist Debitorenbuchhaltung? Teil 4: Risikoabwägung

Hierbei geht es darum, dass Deine Debitorenbuchhaltung dafür sorgen sollte, die Risiken von Geschäften mit Deinen Kunden zu minimieren. Oder zumindest doch sie einzuschätzen, damit Du weißt, auf was Du Dich einlässt. Das Risiko, dass hier eingeschätzt wird, nennt man Debitorenrisiko. Andere Bezeichnungen sind zum Beispiel Zahlungsausfallrisiko oder Inkassorisiko.

Man fragt also, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Kunde verzögert oder nicht bezahlt. Und ob er gegebenenfalls sogar Schadensersatzansprüche gegen Dich geltend macht, wenn zum Beispiel die Lieferzeit zu lange dauert.

Ein Mittel, um das Debitorenrisiko abzuschätzen, ist das Scoring. Das Prinzip ist simpel und wird zum Beispiel auch von Banken angewandt, wenn die sich fragen, ob sie einem Kunden einen Kredit gewähren sollen oder nicht.

Hierbei blickst Du in die Stammdaten Deines Kunden. Hat er immer rechtzeitig bezahlt, hat er mal etwas zurückgehen lassen? Ist ein Scheck geplatzt, eine Lastschrift zurückgegangen? All solche Fragen fließen in den Score des Kunden ein. Wenn dieser unvorteilhaft ausfällt, wäre dann die logische Konsequenz, die Vorkasse als Zahlungsmethode zu wählen.

Was ist Debitorenbuchhaltung? Teil 5: Verbuchung von Zahlungen

Ein Unternehmen mit ordentlicher Buchhaltung verwendet für alle Zahlungen verschiedene Sachkonten. Immobilien-, Personal- oder Fahrzeugkosten – aber auch Einnahmen aus Lieferungen oder Leistungen: Alles landet auf einem gesonderten Sachkonto. Was aber, wenn eine eingehende Zahlung keiner bestehenden Kategorie zugeordnet werden kann?

Hier tritt die Debitorenbuchhaltung auf den Plan. Dieses Geld fließt nämlich auf ein gesondertes Klärungskonto. Dort bleibt es, bis genau geprüft wurde, wo es hingehört und verbucht werden muss. Die Eingänge auf dem Klärungskonto werden also in der Klärungsbearbeitung allesamt nochmals überprüft, um den Grund für den Rücklauf benennen zu können.

Was ist also die Debitorenbuchhaltung? Kurz: Alles, was innerhalb der Buchhaltung mit Kunden zu tun hat. Den größten Teil davon machen aber das Forderungsmanagement und das Mahnwesen aus. Eine erfolgreiche Debitorenbuchhaltung sorgt also dafür, dass Du das Geld bekommst, das Deine Kunden Dir schulden. Du solltest diesen Geschäftsbereich also um nichts in der Welt vernachlässigen.