Sie Kennen das. Sie schreiben eine Rechnung und erwarten eine Zahlung. Aber die Zahlung bleibt aus, obwohl Sie ein Zahlungsziel vertraglich mit Ihren Kunden ausgemacht und/oder sie bei der Rechnungstellung darauf aufmerksam gemacht haben. Ohne sich auf Ihr Glück verlassen zu wollen, machen Sie das was jedes professionelle Unternehmen macht, das Mahnwesen einleiten.
Welcher Aufwand entsteht mir beim Mahnen?
Wenn Sie Ihre Buchhaltung auf dem Laufenden halten, ist es einfach die Kunden zu identifizieren, welche noch nicht gezahlt haben. Durch ein softwareunterstütztes Wiedervorlagen- oder Alert System können Sie dann feststellen, welche Kunden in die jeweiligen Mahnstufen gesetzt werden. Nun müssen Sie dafür sorgen die Mahnungen an Ihre Kunden zu verschicken. Stellt Ihnen Ihre Software einen automatischen Versand von mehreren Mahnungen gebündelt zur Verfügung, begrenzt sich der Aufwand rein darauf, den Schritt auszuführen. Wenn Sie Ihre Mahnungen per Post verschicken, dann entscheidet der Digitalisierungsgrad darüber, wie viel Aufwand Sie haben. Sind Sie per Schnittstelle zu einem Postdienstleiter verbunden, dann kann man den Aufwand für die Wartung der Schnittstelle ansetzten.
Wenn Sie Ihre Post selber ausdrucken, ist der Aufwand enorm und zu messen an:
- Wie lange stehen Sie vor dem Drucker, um die Post auszudrucken?
- wie lange brauchen Sie, um den Brief zu falzen, einzutüten, zu stempeln und ggf. zur Post zu bringen?
Dieser Aufwand ist dann für jeden Rechnungsstellungs- oder Mahnprozess zu bewerten.
Welche sonstigen Aufwände können mir beim Mahnen entstehen?
Ist die Mahnung einmal versendet kann es zu folgenden Problemstellungen kommen:
- Der Brief oder die E-Mail ist unzustellbar
- Der Kunde meldet sich mit einem der folgenden Einwänden:
- Ich habe die Rechnung nie erhalten
- Ich habe doch schon längst gezahlt
- Die Ware oder die erbrachte Leistung war mangelhaft
- Ich habe Zahlungsschwierigkeiten
Somit sind Sie gezwungen sich mit den Einwänden auseinanderzusetzen, da Sie ja an Ihr wohlverdientes Geld kommen wollen. Dementsprechend müssen Sie Lösungen schaffen, wie eine Ermittlung der neuen Adresse, eine Prüfung des Zahlungseingangs, Prüfung der Ware oder der erbrachten Leistung, oder einer Koordination einer Ratenzahlung, oder Stundung.
Wie kann ich mir den Aufwand beim Mahnen sparen?
Unsere Kunden haben oft in Ihren Augen wichtigeres zu tun, als den Kunden, welcher ja zufriedengestellt werden soll, zu ermahnen. Dafür fehlt schlicht und einfach die Zeit. Erst beim Jahresabschluss merkt man dann, wie viele offene Posten unterm Strich stehen und was das betriebswirtschaftlich bedeutet.
Somit schätzen es unsere Kunden, dass sie ohne Aufwände ihre Rechnungen oder geplatzten Lastschriften bei KLEVERBILL ein kippen können und wissen, dass der ganze Mahnprozess vollautomatisch im Hintergrund abläuft. Sobald die Rechnung bei KLEVERBILL eingeht, wird der Fall angelegt. Bei Bedarf verschicken wir auch die Rechnung für Sie. Durch Einbindung Ihres Kontos, oder durch Zahlungsmeldungen aus Ihrem Finanzbuchhaltungssystem, überwachen wir die Zahlungseingänge. Kann keine Zahlung zugeteilt werden, geht automatisch eine Mahnung an Ihren Kunden. Entsteht nun eine oben angesprochene Aufwandsposition, steht Ihnen die Cloud-Software zur Verfügung, über welche Sie die offenen Posten ganz einfach verwalten können. Das heißt Sie teilen uns einfach per Mausklick mit, was im nächsten Schritt passieren soll. Somit können wir Adressermittlungen, Zahlungsnachweise, Ratenzahlungen einfach für Sie anstoßen und verwalten, ohne dass Sie einen administrativen Aufwand damit haben.
Mit KLEVERBILL automatisieren und digitalisieren Sie also ganz einfach Ihr Mahnwesen und haben durch die Nutzung der Cloud-Software volle Transparenz und Kontrolle über den gesamten Prozess.
