Du weißt, wie wichtig ein funktionierendes Mahnwesen ist. Du brauchst es, um sicherstellen zu können, dass Dein Geld immer rechtzeitig da ist. So stellst Du Deine Liquidität sicher und baust Dein Unternehmen somit auf ein stabiles Fundament. Deswegen hast Du ein Mahnwesen, das bereits hinreichend gut funktioniert. Aber nichts ist perfekt. Hier sind deswegen sieben Schritte, die Du gehen kannst, wenn Du Dein Mahnwesen verbessern willst.

Never change a running system, heißt es. Man soll nichts verändern, was funktioniert. Während da natürlich viel Wahres dran ist, verschließt man sich mit einer solchen Einstellung aber auch jedem möglichen Fortschritt. Denn Systeme können optimiert werden.

Dass es sich für Dich lohnen kann, wenn Du Dein Mahnwesen verbessern möchtest, liegt auf der Hand. Denn säumige Kunden bedeuten für Dich Einbußen an Liquidität. Und wenn es sich um konkrete Sachwerte handelt, die Du verkaufst, kann es sein, dass Du selbst Deine Verbindlichkeiten nicht mehr bedienen kannst. So gerätst Du schnell in Teufels Küche.

Gleichzeitig meinen die wenigsten Deiner Schuldner es böse. Manchmal vergisst man eben Dinge. Für dich ist es also unverzichtbar, dass Du einen Überblick darüber behältst, wer Dir Geld schuldet und in welchem Stadium sich jedes einzelne Mahnverfahren befindet. Mit diesen sieben Schritten wird es Dir leicht fallen, Dein Mahnwesen zu verbessern.

1. Lege fest, wann was passieren soll

Hier geht es darum, dass Du den gesamten Prozess standardisierst. Denn der Mahnprozess ist genauso wichtig wie andere Aufgaben in Deinem Unternehmen, vielleicht sogar wichtiger als manch anderer. Deswegen behandle ihn nicht allzu stiefmütterlich, sondern definiere ihn detailliert, damit es leicht ist, ihn abzuarbeiten. Versuch dabei, Dir den gesamten Prozess vor Augen zu führen und festzulegen, wann welcher Schritt wie ausgeführt werden soll. Denke dabei an folgende Punkte:

1. Rechnungsversand. Wann schickst Du die Rechnung? Wie ist sie formuliert? Definiere hier auch die Zahlungsfrist.
2. Zahlungserinnerung. Lege fest, wann Du diese verschicken willst.

, welche Zahlungsfrist Du hier festlegen willst. Wenn dies auch Deine letzte sein soll, schick sie per Einschreiben. Lege auch hier eine Zahlungsfrist fest. Und, falls es die letzte ist, droh mit dem nächsten Schritt, dem Inkasso-Verfahren. Wenn Du insgesamt mehr als zwei Mahnungen verschicken möchtest, übertrag diese Punkte sinngemäß auf Deine letzte.

2. Gegebenenfalls: Zweite Mahnung.
3. Inkasso

Prüfe die Bonität Deiner Kunden

Wenn Du sicherstellen möchtest, dass Du am Ende Dein Geld bekommst, solltest Du in Erwägung ziehen, die Bonität vor Abschluss eines Vertrags zu prüfen. Das gibt Dir zwar keine absolute Sicherheit, aber sie wird definitiv erhöht.

Bei kleinen Beträgen lohnt sich die Bonitätsprüfung außerdem meistens nicht. Wenn es um größere Aufträge geht hingegen schon eher. Und auch viele kleine Rechnungen ergeben am Ende eine ansehnliche Summe.

3. Informiere auch andere Abteilungen über Deine Kunden

Wenn es einmal schiefläuft mit einem Kunden, solltest Du alle Bereiche Deines Unternehmens darüber in Kenntnis setzen, die mit diesem Kunden zu tun haben. Meistens betrifft das zum Beispiel Außendienstmitarbeiter oder den Vertrieb. Denn hier müssen alle auf dem gleichen Stand sein, um die künftigen Geschäftsbeziehungen zu Deinem säumigen Kunden perfekt koordinieren zu können.

4. Stell Lieferungen ein

Wenn Dein Kunde nicht zahlen will oder kann, solltest Du den Schaden begrenzen. Wenn Ihr eine regelmäßige Lieferung oder Dienstleistung vereinbart habt, solltest Du diese deshalb einstellen. Das erhöht nicht nur den Druck auf Deinen Kunden, auch verhinderst Du so, dass der Schuldenberg wächst.

Achte besonders darauf, dass alle Möglichkeiten, Dein Angebot zu nutzen, gekappt werden. Bei Barkäufen kannst Du natürlich mit Dir reden lassen, davon abgesehen aber verschließe Deinem Kunden den Online-Shop und weise Dein Verkaufspersonal an, ihm nichts mehr (auf Rechnung) zu verkaufen.

5. Automatisierung!

Hier gibt es einige Möglichkeiten, um Dein Mahnwesen zu verbessern. Dank der Digitalisierung kannst Du große Teile der Arbeit an Programme abgeben. Diese sind dann mal etwas nützlicher, mal etwas weniger.

Das simpelste Tool ist ein Programm, das Rechnungen und Mahnungen automatisch für Dich erstellt, wenn Du die verschiedenen Daten Deines Kunden und Eurer Transaktion eingibst.

Andere Anbieter, wie zum Beispiel KLEVERBILL, automatisieren den gesamten Rechnungsstellungs- und Mahnprozess von Anfang bis zum Ende. KLEVERBILL verschickte Rechnungen in Deinem Namen, überwacht Deine Zahlungseingänge und verschickt im Notfall Mahnungen, wenn das Geld nicht rechtzeitig eingeht.

Außerdem begleitet KLEVERBILL Dich und Deine Geldforderung notfalls bis vor Gericht. Hier musst Du Dich wirklich um fast gar nichts mehr kümmern und kannst sicher sein, dass Dein Geld so pünktlich kommt wie möglich.

6. Vertraue nicht jedem Programm

Wenn Du Deine Rechnungen und Mahnungen von einem Programm erstellen lässt, schau vorher nochmal drauf. Häufig schleichen sich Zahlendreher ein, stimmen Formulierungen nicht oder passieren andere unschöne Dinge.

Bei KLEVERBILL ist das nicht nötig. Hier werden alle Daten automatisch abgeglichen und nur die Formulierungen verwendet, die Du Dir wünschst.

7. Höflichkeit und persönliche Ansprache wirken Wunder

Natürlich ist es ärgerlich, wenn Dein Kunde nicht zahlt. Dennoch solltest Du höflich bleiben. Du solltest versuchen, eine gute Beziehung zu bewahren. Im Zweifelsfall solltest Du Deinen Kunden einfach persönlich fragen, woran die Zahlung scheitert. Sei offen, sei nett und wenn beides nicht hilft, bleib wenigstens neutral – Wut und Emotionen helfen im Geschäftsverkehr nicht. Denn am Ende ist es auch in Deinem Interesse, dass Dein Kunde nochmal für Dein Angebot zahlt.

Dein Mahnwesen verbessern kannst Du also relativ einfach. Mit diesen sieben Schritten wirst Du schon eine gehörige Strecke zurückgelegt haben.