Je kleiner das Unternehmen ist, desto gefährlicher sind Zahlungsengpässe. Kunden mit schlechter Zahlungsmoral können also zu einer wahren Bedrohung werden. Doch es gibt die Möglichkeit, dem etwas entgegenzusetzen. Ein konsequentes, kluges Forderungsmanagement für kleine Unternehmen kann die größten Gefahren bannen. Aber wie geht das: Ein richtiges Mahnwesen für Mittelstandsunternehmen?
Sollte ein Kunde eines kleinen Unternehmens einmal überraschend nicht oder zu spät zahlen, wird es schnell eng. Liquidität ist das A und O. Und kleine Unternehmen haben häufig keine großen Rücklagen, mit denen sie derartige Ausfälle abfangen könnten. Nicht selten kann bereits ein großer Auftrag, der nicht pünktlich bezahlt wird, zur Insolvenz eines Unternehmens führen.
Deshalb ist es wichtig, dass kleine Unternehmen mahnen. Und zwar richtig. Schnell, konsequent und seriös. Seriös bedeutet, dass Unternehmer zwar ihr Geld wollen, ihre Kunden aber nicht verlieren. Dieser Spagat ist nicht einfach. Mahnwesen für Mittelstandsunternehmen heißt also auch, freundlich zu bleiben und dabei bestimmt aufzutreten.
Wenn Du also Dein Mahnwesen optimieren willst, solltest Du beide Facetten im Auge haben. Und, was auch wichtig ist: Du solltest versuchen, schon im Vorhinein Zahlungsausfälle zu vermeiden. Denn ein Forderungsmanagement für kleine Unternehmen bedeutet auch genau das: Zahlungsausfällen vorbeugen.
Mahnwesen für Mittelstandsunternehmen: Im Vorhinein
Warum manche Kunden nicht rechtzeitig bezahlen, kann viele Gründe haben. Sicher ist, dass einige sich schon vor Abschluss eines Geschäfts ausfindig machen und verhindern lassen. Hier einige Tipps zum Vorbeugen:
Formuliere die Zahlungsbedingungen auf der Rechnung
Es klingt so einfach. Dein Kunde muss wissen, was er wann wie bezahlen muss. Lass ihn nicht lange suchen. Ein Blick muss reichen, damit er Dir Dein Geld überweisen kann.
Formuliere ein Zahlungsziel
Das Zahlungsziel definiert das „wann“ aus dem vorigen Punkt. Schreibe explizit, wann eine Rechnung fällig ist – und überfällig, wenn Dein Kunde das Zahlungsziel verpasst. Denn ab dem Zeitpunkt darfst Du theoretisch rechtliche Schritte einleiten. Wenn Du das Zahlungsziel (oder Zahlungsfrist) weglässt, gilt die gesetzliche Frist: 30 Tage ab Erhalt der rechnung. Auf die musst Du Deinen Kunden in vielen Fällen aber auch noch hinweisen. Deshalb mach es Dir und Deinem Kunden einfach und nenne ein Zahlungsziel.
Überprüfe die Bonität neuer Kunden
Wenn Deine Kunden notorische Spät- oder Nichtzahler sind oder sogar pleite, dann solltest Du das wissen, bevor Du mit ihnen handelst. Das heißt: Prüfe ihre Bonität, wenn Du Dir nicht sicher bist.
Wähle die richtigen Zahlungsmethoden
Wenn Du zum Beispiel ausschließlich Vorkasse gelten lässt, hat Dein Kunde gar keine Chance, eine Rechnung nicht zu bezahlen.
Definiere schon jetzt einen Plan für den Fall der Fälle
Es geht hierbei darum, dass Du Deinen Kunden immer einen Schritt voraus bist. Deshalb solltest Du wissen, was passiert, wenn ein Kunde einmal eine Zahlung versäumt. So verlierst Du keine wertvolle Zeit, in der Du zuerst überlegst, wie Du nun vorgehen könntest. Zuerst heißt das, dass Du wissen solltest, wann Du die erste Mahnung verschickst, wenn Dein Kunde sein Zahlungsziel verfehlt. Diese sollte also schon grob vorformuliert in der Schublade liegen.
Plane Dein Forderungsmanagement
Theoretisch darfst Du schon dann einen professionellen Dienstleister hinzuziehen, sobald ein Kunde in Verzug gerät, also das Zahlungsziel verfehlt. Du dürftest sogar sofort einen gerichtlichen Mahnbescheid erwirken. Doch das macht man eigentlich nicht. Stattdessen gibt es das betriebliche Mahnwesen.
Beim betrieblichen Mahnwesen für Mittelstandsunternehmen übernimmst Du das Mahnen, zumindest die ersten Mahnungen. Und nicht ein Inkassounternehmen, das dann mit der Tür ins Haus fällt. So stößt Du Deine Kunden nicht unnötig vor den Kopf. Denn Du willst ja, dass diese bald wieder Geschäfte mit Dir machen.
Der Ablauf des Forderungsmanagement für Mittelstabdsunternehmen
- Der direkte Kontakt
Sobald Deine Rechnung fällig wird, Dein Kunde in Verzug gerät: Such das Gespräch. Ein Anruf reicht hier. Und er wirkt sehr viel sympathischer und nahbarer als die Alternative, siehe Punkt zwei.
- Die Zahlungserinnerung (wenige Tage nach Fälligkeit)
Eine Zahlungserinnerung ist eine betriebliche Mahnung, die nur anders heißt. Sie ist freundlich und verständnisvoll formuliert. Sie sucht den Dialog, nicht die Drohung. Vergiss nicht, eine neue Zahlungsfrist zu setzen.
- Die erste Mahnung (wenige Tage nach Ende der Zahlungsfrist auf der Zahlungserinnerung)
Eine Zahlungserinnerung ist im Prinzip bereits die erste Mahnung. Trotzdem klingt es einfach freundlicher, nicht sofort streng aufzutreten. Deswegen folgt auf die Zahlungserinnerung die erste Mahnung. Sie ist freundlich, aber bestimmt formuliert. Denk an das Zahlungsziel.
- Die zweite Mahnung (nach Ende der Zahlungsfrist der ersten Mahnung)
Hier solltest Du konkret werden. Du solltest natürlich höflich bleiben, aber durchaus ausdrücken, dass es Dir ernst ist. Das heißt, Du kannst Konsequenzen für den Fall ankündigen, dass Dein Kunde weiterhin nicht zahlt. Außerdem kannst Du Deine Ernsthaftigkeit durch den Titel des Schreibens unterstreichen: “Letzte Mahnung”. Auch hier: Zahlungsziel.
- Das weitere Vorgehen
Du darfst Deinen Kunden so viele Mahnungen schicken, wie Du möchtest. Allerdings sollte nach dreien (inklusive Zahlungserinnerung) Schluss sein. Deine Kunden sollen Dich und Deine Forderung schließlich ernstnehmen.
Das bedeutet, dass der nächste Schritt sein sollte, dass Du Dir Hilfe holst. Und zwar entweder von einem Inkassounternehmen oder direkt vom Gericht.
Mahnwesen für Mittelstandsunternehmen – Dein Helfer
Das betriebliche Mahnwesen ist extrem zeitaufwändig. Gerade kleine Unternehmen geraten mit den vielen Schritten oft in Schwierigkeiten. Deswegen gibt es Anbieter, die das Mahnwesen für Dich übernehmen.
Mahnwesen für Mittelstandsunternehmen bedeutet deshalb oft, dass Du Dir einen Partner suchst, der das Mahnwesen für Dich übernimmt. Einen Partner wie KLEVERBILL. KLEVERBILL ist ein Online-Tool, das Dein Mahnwesen automatisiert.
KLEVERBILL gleicht deine Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab. Und wenn diese nicht rechtzeitig bezahlt werden, schickt das System automatisch eine Zahlungserinnerung an Deine Kunden. Reagieren diese darauf nicht, schickt KLEVERBILL die erste Mahnung hinterher, und die zweite. So oft, wie Du möchtest.
Denn Du behältst die volle Kontrolle. Die Zahl der Mahnungen, die Fristen, die Formulierungen: Alles liegt in Deiner Hand. KLEVERBILL führt es nur aus. Wenn Du möchtest, verschickt es die Mahnungen sogar per Post. Ohne dass Du Dich darum kümmern musst.
Möchtest Du also ein sinnvolles Mahnwesen für Mittelstandsunternehmen, wende Dich an KLEVERBILL. Es nimmt dir die Arbeit ab, ist hundertprozentig zuverlässig und präzise. Und wenn das Mahnwesen mit KLEVERBILL einmal an seine Grenzen stößt, kannst Du die Forderung direkt weiter reichen an ein Inkassounternehmen, das mit KLEVERBILL kooperiert. Und das wiederum mit einer Anwaltskanzlei zusammenarbeitet.
Mit KLEVERBILL hast Du ein Programm zur Hand, das Dir alle nervigen Arbeiten abnimmt, die rund um das betriebliche Mahnwesen anfallen. Das Mahnwesen für Mittelstandsunternehmen wird mit KLEVERBILL kinderleicht. Und das Beste: Du sparst sogar Geld, weil KLEVERILL in jedem Fall günstiger ist als die Arbeitszeit Deiner Angestellten, die die Aufgaben sonst übernehmen würden. Deshalb komm zu KLEVERBILL.
