Kaum etwas ist nerviger als Kunden, die nicht zahlen. Nicht nur dass Du um Deine Liquidität und damit um deinen unternehmerischen Erfolg fürchten musst. Auch kommt nun jede Menge Arbeit auf Dich zu, für die Du eigentlich keine Zeit hast. Als kleine Hilfestellung haben wir für Dich fünf Dinge gesammelt, die Du schnell tun kannst, wenn Kunden nicht zahlen. Mit ihnen kannst Du Zahlungsausfälle vermeiden oder dagegen vorgehen.
Wo beginnt das Forderungsmanagement? Viele Unternehmer meinen, das Forderungsmanagement beginne zu dem Zeitpunkt, an dem ein Inkassounternehmen damit anfängt, Geld für seine Kunden einzutreiben. Doch tatsächlich beginnt das Forderungsmanagement viel früher. Und auch viel früher wollen wir ansetzen. Nämlich noch bevor ein Kunde überhaupt dazu kommt, eine Rechnung nicht zu begleichen.
Wenn Kunden nicht zahlen: Korrekte Rechnungen stellen
Wenn Kunden nicht zahlen, kann das daran liegen, dass Du es ihnen schwer gemacht hast. Gesetzlich bist Du nämlich verpflichtet, jede Rechnung wasserdicht zu stellen. So reicht es nicht, einen Betrag darauf zu schreiben und darauf zu warten, dass dieser auf Deinem Konto landet. Allerdings wird ein zahlungsunwilliger Kunde natürlich nicht plötzlich zahlen wollen, nur weil Du eine korrekte Rechnung gestellt hast. Vielleicht aber doch. Vor allem wird es leichter für Dich sein, Deine eigene Buchhaltung nachzuvollziehen.
Wenn Kunden nicht zahlen, fällt das schneller auf. Und wenn Du dann doch ein Inkassounternehmen einschaltest, wird das sofort wissen, was zu tun ist. Aber wie kannst Du korrekte Rechnungen stellen?
Auf eine Rechnung gehören:
- Dein Name und Deine Anschrift
- Der Name und die Anschrift deines Kunden
- Deine Steuernummer
- Das Rechnungsdatum
- Die eindeutige Rechnungsnummer
- Der genauer Leistungsumfang
- Der Leistungszeitpunkt
- Die steuerliche Aufschlüsselung der Rechnungssumme (Als Kleinunternehmer: Der Verweis auf die Kleinunternehmerregelung, nach der Du keine Umsatzsteuer berechnest)
- Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
- Der Hinweis auf mögliche Gutschriften
Wenn Kunden nicht zahlen: Das betriebliche Mahnwesen
Bevor der professionelle Dienstleister in Erscheinung tritt, namentlich das Inkassounternehmen, solltest Du das betriebliche Mahnwesen starten. Hier schickst Du selbst Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Deine Kunden, wenn die nicht gezahlt haben.
Das ist zwar für Dich aufwändig, wirkt aber freundlicher als der Brief vom Inkassounternehmen. Denn Deine Kunden haben hoffentlich nicht vor, gar nicht zu bezahlen, sondern nur eine Rechnung übersehen. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung kannst Du das Problem schnell und freundlich beheben.
Wichtig ist, dass Du zügig handelst. Sobald ein Kunde in Verzug ist, solltest Du eine Zahlungserinnerung schicken. Das wirkt ernsthaft und streng. Und darauf kommt es bei Zahlungsstörungen an. Du musst beweisen, dass es Dir ernst ist.
Und tatsächlich ist es nett, dass Du die Zahlungserinnerung selbst verschickst. Rechtlich dürftest Du ab dem Zeitpunkt, an dem Dein Kunde sein Zahlungsziel verfehlt hat, zum Inkassounternehmen gehen.
Deshalb sei freundlich und höflich in Deinen Schreiben, aber auch direkt. Wenn Du mehr als eine Zahlungserinnerung verschickst, drohe ruhig auch bereits mit Konsequenzen.
Wenn Kunden nicht zahlen: Das professionelle Forderungsmanagement
Wenn Dein betriebliches Mahnwesen erfolglos bleibt, Dein Kunde also trotz Deiner Zahlungserinnerungen und Mahnungen nicht bezahlt, solltest Du einen Profi einschalten. Und zwar schon deshalb, weil nun absehbar ist, dass Dein Kunde eine harte Nuss ist. Harte Nüsse zu knacken kostet Zeit und Arbeit. Schnell steckst Du mehr rein, als Du am Ende rausbekommst.
Ein Inkassounternehmen macht den ganzen Tag nichts anderes. Es ist darauf spezialisiert, die Mahnprozesse effizient und schnell durchzuführen. Während Du Dich also wieder auf Dein Kerngeschäft konzentrieren kannst, macht das Inkassounternehmen genau das gleiche. Nur dass das Kerngeschäft des Inkassounternehmens eben das Inkasso ist.
Wenn Kunden nicht zahlen: Das gerichtliche Mahnverfahren
Nach dem Inkasso kommt das gerichtliche Mahnverfahren. Allerdings hast Du auch die Möglichkeit, sofort ins gerichtliche Mahnverfahren überzugehen. Du kannst das Inkassounternehmen also überspringen. Das lohnt sich, wenn Du es sehr eilig hast, wird Deine Kunden aber maximal verprellen.
Wird erst das Gericht eingeschaltet, wird klar: Dein Schuldner wird zahlen müssen. Der Mahn- und der Vollstreckungsbescheid zeigen ihm deutlich, dass es keinen Weg um eine Begleichung seiner Schulden herum gibt.
Der Vollstreckungsbescheid gilt außerdem als vollwertiger Titel. Das bedeutet für Dich, dass Du Dein Geld bekommst, selbst wenn Dein Kunde heute zahlungsunfähig ist. Deine Forderung bleibt 30 Jahre lang gesichert.
Darüber hinaus bietet der Vollstreckungsbescheid die Möglichkeit der Zwangsvollstreckung. Hier erhältst Du Zugriff auf die Vermögenswerte Deines Schuldners. Konto, Gehalt, Mietkaution.
Fast überall, wo Eigentum steckt, kannst Du es abzapfen. 30 Jahre lang kannst Du Deine titulierte Forderung überwachen beziehungsweise überwachen lassen. Und innerhalb von 30 Jahren klappt es meistens.
Bleibe streng
Zwischendurch wird es wahrscheinlich einmal müßig werden. Du wirst die Lust verlieren und Dich fragen: Das auch noch? Doch das Wichtigste im Mahnwesen ist, dass Du konsequent bleibst und nicht aufgibst.
Denn die Schritte, die bis zur Titulierung führen, dienen am Ende alle dem einen Zweck. Dir Dein Geld zu beschaffen. Und bei jedem Schritt kann es klappen. Die Wahrscheinlichkeit steigt jedes Mal. Deshalb wirf nie die Flinte ins Korn, bleib am Ball.
Wenn Du Deine hauseigenen Mahnprozesse optimieren möchtest, Deine Erfolgsquote erhöhen und dabei Geld und Zeit sparen möchtest, ist KLEVERBILL Dein Partner. Wir automatisieren Dein betriebliches Mahnwesen und sind dabei günstiger als jeder Mitarbeiter, der sich ansonsten um Dein Mahnwesen kümmern würde. Denn mit KLEVERBILL musst Du fast nichts mehr selbst machen. KLEVERBILL gleicht Zahlungseingänge ab, vergleicht sie mit offenen Rechnungen und verschickt automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen, wenn es einmal länger dauert, bis das Geld da ist. Schick uns noch heute eine Anfrage. Gerne beraten wir Dich.
