Deine Kunden vergessen gerne mal zu zahlen? Sie erfinden Ausreden, lassen sich Geschichten einfallen, um nicht rechtzeitig zahlen zu müssen? Seien wir ehrlich: Im Prinzip nutzen sie Dich als Kreditgeber, der eine Leistung erbringt, für die sie erst später zahlen müssen. Aber dagegen kannst Du etwas tun. Mit diesen 10 Punkten wird Dein Mahnprozess erfolgreich sein.
Viele Kunden kalkulieren es ein. Sie kaufen Waren oder nehmen Dienstleistungen in Anspruch und wissen schon von Beginn an, dass sie nicht zahlen können – oder wollen. Wie gehst Du mit solchen Geschäftspartnern um?
Denn Du bist darauf angewiesen, dass Deine Rechnungen rechtzeitig beglichen werden – schließlich hast auch Du Rechnungen, die rechtzeitig beglichen werden müssen. Und Deine Gläubiger werden definitiv nicht bereit sein nachzugeben. Was also tun?
Wenn Du einen erfolgreichen Mahnprozess etablieren möchtest, solltest Du ein paar Dinge fest einplanen. Du solltest sie als eine Checkliste betrachten, die Du jedes Mal im Kopf durchgehst, wenn Du ein neues Geschäft eingehst. Hier deswegen die 10 Punkte für einen erfolgreichen Mahnprozess.
10 Punkte für einen erfolgreichen Mahnprozess
- Kläre die Zahlungswege
Wenn Du bereits vor Vertragsabschluss festlegst, wie Dein Kunde zu zahlen hat, wird er später keinen Grund haben, darüber nachzudenken und daraus eine verzögerte Zahlung abzuleiten. Wenn Du anschließend eine Rechnung schickst, wird das hier erneut wiedergegeben. Sie dient als Leistungsnachweis. Und auf den kannst Du Dich berufen.
- Stell sicher, dass die Rechnung versendet wird
Es klingt offensichtlich. Aber es passiert nicht selten, dass interne Prozesse dazu führen, dass eine Rechnung untergeht und nicht verschickt wird. Die Rechnung sollte außerdem offen und fällig sein. Wenn Dein Kunde anschließend behauptet, keine Rechnung erhalten zu haben, kein Problem: Biete ihm an, die Rechnung erneut zu schicken. Verlange dann aber die sofortige Zahlung.
- Prüfe Beanstandungen
Bevor Du Deinen Kunden eine Mahnung ins Haus schickst, geh auf Nummer sicher. Vielleicht hat er etwas reklamiert oder beanstandet. Wenn dem so sein sollte, geh dem nach. Denn nicht selten kommen Zahlungsverzögerungen genau da her. Bedenke aber auch, dass eine Reklamation die Fälligkeit der Rechnung nicht infrage stellt.
- Habe die Daten parat
Auch das klingt offensichtlich: Wenn Du Geschäfte abschließt, achte immer darauf, dass Du weißt, wie Du Deine Kunden erreichst. Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adressen. Rechnungen gehen selten verloren, wenn sie dorthin versandt werden, wo sie ankommen sollen – Bei Deinen Kunden.
- Checke die Bonität
Vor allem, wenn es um größere Summen geht oder wenn es sich um einen Neukunden handelt, ist es ratsam, die Bonität Deiner Kunden zu prüfen, bevor Du ein Geschäft eingehst. Natürlich musst Du hierfür gewisse Kosten einplanen, aber Sicherheit geht vor.
- Handle schnell
Wichtig ist, dass Du selbstbestimmt auftrittst. Du musst Deinem Kunden das Gefühl vermitteln, dass es Dir ernst ist. Deswegen warte nicht, wenn eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet, sondern kontaktiere Deinen Kunden sofort mit einer Zahlungserinnerung. Wenn der merkt, dass mit Dir nicht zu spaßen ist, wird seine Zahlungsmoral sofort steigen. Versprochen.
- Dokumentiere die Übergabe
Wenn Du Deine Waren so versendest, dass Dein Kunde die Annahme gegenzeichnen muss, wird er ein Argument weniger haben, um nicht zu zahlen. Lass ihn deswegen immer alles bestätigen, was Du mit ihm aushandelst. Ein Abnahmeprotokoll oder Übergabebeleg sind im Zweifelsfall Gold wert.
- Verlange Schadensersatz
Wenn Dein Kunde Dich hängenlässt, musst Du nicht traurig darauf warten, dass er vielleicht endlich bald bezahlt. Du hast Anspruch auf Schadensersatz. Du darfst Verzugszinsen berechnen und eine Mahnpauschale und -gebühr verlangen. Mach das auch, denn auch hierdurch wirst Du seine Zahlungsmoral in neue Sphären katapultieren.
- Selbstbewusstsein
Wie schon erwähnt ist ein selbstbewusstes Auftreten das A und O des Mahnwesens. Lass Deine Kunden wissen, dass Du bereits bist, zu reden, notfalls sogar zu verhandeln – aber mindestens auf Augenhöhe. Denn am Ende bist Du derjenige, der im Recht ist. Lass das Deine Kunden ruhig spüren. Aber bleib freundlich.
- Inkasso
Ein Inkassopartner deutet in dieselbe Richtung. Wenn Dein Kunde weiß, dass Du mit Profis zusammenarbeitest und bereit bist, deren Service in Anspruch zu nehmen, dann wird ihm das schnell deutlich machen, warum es sich zu zahlen lohnt.
Du merkst, ein betriebliches Mahnwesen ist durchaus Arbeit, aber lohnt sich. Es ist sogar unumgänglich, wenn Du beruflich Erfolg haben möchtest. Wenn Dir aber die Kapazitäten innerhalb des Betriebs fehlen, um all diese Punkte zuverlässig und effizient umzusetzen, gibt es eine Möglichkeit, die Dir das Leben einfacher macht.
KLEVERBILL bietet ein vollständig automatisiertes Mahnwesen an. Wir überwachen Deine Zahlungseingänge und wissen somit, welche Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wurde. Automatisch schickt unser System dann eine Mahnung an Deinen säumigen Kunden. Du bekommst davon gar nichts mit, musst Dich um nichts kümmern.
Und wenn es bis zum Äußersten gehen sollte, arbeiten wir mit einem Inkassounternehmen und einer Anwaltskanzlei zusammen, die Deine Forderung auch bis zum Schluss vertreten.
So kannst Du sicher sein, dass Dein erfolgreicher Mahnprozess in besten Händen ist.
