Konsequente Folgeschritte sind das „A und O“
Einer der entscheidensten Faktoren des Mahnwesens ist es, dass Ihr Kunde nicht das Gefühl hat, er könne sich mit seiner Zahlung Zeit lassen. Sie müssen es sich zur Aufgabe machen, Ihren Kunden mit dem richtigen Ton darauf aufmerksam zu machen, dass er nach einer erbrachten Leistung seiner Pflicht zur Zahlung nachkommen muss.
Wie erreichen Sie eine schnelle Zahlung als Folge einer Mahnung?
Schon die Bezeichnung der Mahnung kann darauf hinweisen, wie konsequent Ihr Mahnwesen aufgebaut ist: Erhält Ihr Kunde bspw. mehrere Mahnungen mit einer entsprechenden Nummerierung, wird ihm suggeriert, dass er noch auf eine weitere Mahnung warten kann, bevor er Konsequenzen zu tragen hat. Demnach sollten Sie Ihrem Kunden sehr schnell zu verstehen geben, dass der nächste Schritt eine Konsequenz mit sich bringt. Dies kann durch eine Bezeichnung wie z.B. „Letze Mahnung“, eine Mahngebühr, aber auch durch den Hinweis auf die Weitergabe der Mahnung an ein Inkassounternehmen oder die Eröffnung eines gerichtlichen Mahnverfahrens sein.
Kontinuität – feste Rhythmen für Kontinuität
Um die Konsequenzen auch richtig platzieren zu können, ist es wichtig, dass Sie ihre Mahnintervalle fest einhalten. Um schnell Ihren Umsatz verbuchen zu können, ist es notwendig, Ihre Kunden rechtzeitig daran zu erinnern, dass Sie noch keine Zahlung auf die letzte Maßnahme Ihres Forderungsmanagements verbuchen konnten. Somit schaffen Sie es, die Kunden zu zwingen sich mit den Konsequenzen rechtzeitig auseinanderzusetzen. Egal aus welchem Grund Ihre Kunden nicht zahlen, durch feste Rhythmen stellen Sie sicher, Ihrer Pflicht eines professionellen Mahnwesens nachgekommen zu sein.
Karenzzeit – kurze Intervalle für einen schnelleren Zahlungseingang
Im Zusammenspiel mit dem kontinuierlichen Mahnen ist es empfehlenswert Ihren Kunden Fristen aufzuerlegen, bis wann Sie die Forderung begleichen sollten.
Wie wählen Sie die Zeitabstände der Fristen beim Mahnwesen?
Empfehlenswert ist es, eine Frist für die Mahnung zu wählen, welche zwischen sieben und 14 Tagen liegt. Welche Frist beim Mahnwesen gewählt wird, kommt aber ganz darauf an, in welchem Schritt des Mahnprozesses Sie sich befinden. Sie sollten unbedingt die Banklaufzeiten nach Fristablauf beachten, damit Ihnen bei Zahlungseingang und Ausführung des Folgeschritts kein Mehraufwand entsteht.
Kontrolle – Kennzahlen zur effektiven Steuerung
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Auch im Mahnwesen ist es wichtig, dass Sie Ihre Kennzahlen im Blick behalten. Damit Sie nachvollziehen können, welche Maßnahme sich positiv auf Ihre Außenstandstage ausgewirkt hat, benötigen Sie ein entsprechend ausgerichtetes Berichtswesen mit zugehörigen Kennzahlen. Jede Veränderung, welche als Verbesserung Ihres Mahnwesens dient, sollte auswertbar sein, damit sie wissen, ob Sie die richtigen Maßnahmen ergriffen haben.
Kosten – Mahnwesen effizient gestalten
Offene Posten kosten nicht nur Zinsen, sie kosten auch Zeit. Da Zeit das kostenintensivste Gut ist, sollten Sie sich klar vor Augen führen, wie Sie Ihr Forderungsmanagement und Mahnwesen effizient gestalten können. Viele Softwarelösungen haben bereits einen integrierten Mahnprozess. Ihre Mindestanforderung an Ihr Mahnwesen sollte daher sein, dass es elektronisch unterstützt ist.
Welche Kosten muss ich beim Mahnwesen beachten?
- Managementkosten
- Personalkosten
- Materialkosten
- Softwarekosten (Einmal- und/ oder laufende Kosten).
Wie kann ich die Kosten im Mahnwesen minimieren?
Um kosteneffizient zu mahnen, sollten Sie zwei Stichworte beachten: Automatisierung und Digitalisierung Ihres Mahnwesens. Wenn Sie es schaffen, Ihre Aufwände beim Mahnen gegen null zu reduzieren und mit Ihren Kunden nur noch über kurze elektronische Wege kommunizieren, dann haben Sie das Verfahren schon weitestgehend kostenoptimiert.
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