Es kann durchaus passieren, dass im Tagesgeschäft eine Rechnung einmal übersehen wird oder Ihre Kunden grundsätzlich solange wie möglich mit der Zahlung warten. Aber egal aus welchen Gründen eine Rechnung nicht bezahlt wird – allein aus kaufmännischer Sicht sollte der Kunde so schnell wie möglich freundlich, aber bestimmt auf sein Versäumnis hingewiesen werden. Das heißt, ihm sollte eine unmissverständliche Mahnung direkt nach Ablauf der Zahlungsfrist zugestellt werden.
Was sollte eine Mahnung beinhalten?
Hat der Kunde nach Ablauf der Frist die Rechnung nicht beglichen, sollte das betriebliche Mahnwesen eingeleitet werden. Beim Mahnen gibt es keinen vorgeschriebenen Aufbau und dementsprechend auch keine Pflichtbestandteile. Damit der Schuldner aber in Verzug kommt, müssen die Mahnungen eindeutig die Forderung enthalten, sodass der Schuldner die Chance bekommt, seiner geschuldeten Leistung nachzukommen.
Im Folgenden die wichtigsten Bestandteile, die eine Mahnung enthalten sollte:
- Name und Anschrift des Gläubigers
- Name und Anschrift des Schuldners
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Forderungsbetrag
- Text mit der Aufforderung zur Zahlung
- Neues Zahlungsziel
- Kontoangaben des Gläubigers
Wie viele Mahnungen muss man schreiben?
Üblicherweise verschicken Unternehmen zwei bis drei Mahnungen. Soll die Seriosität der Zahlungsaufforderung nicht ins Leere laufen, sollte man nicht mehr als drei Mahnungen verschicken. Zu empfehlen ist es aber, dass man nur zwei Mahnungen schreibt. Die erste Mahnung sollte als „Zahlungserinnerung“ betitelt sein. Die zweite Mahnung sollte dann als „Letzte Mahnung“ dem Kunden zugestellt werden. Mit jeder weiteren Mahnung würde man die eigene Glaubwürdigkeit reduzieren.
Grundsätzlich ist man rechtlich nicht dazu verpflichtet erst einmal außergerichtlich zu mahnen. In der Praxis hat es sich als vorteilhaft erwiesen, den nicht zahlenden Kunden betrieblich an seine Zahlungspflicht zu erinnern und zu mahnen, bevor man konsequente rechtliche Schritte einleitet.
Welche Fristen sind im Mahnwesen sinnvoll?
Setzen Sie dem Schuldner eine Frist, dann sollte diese nicht zu lange, aber auch nicht zu kurz formuliert sein. Es gelten keine gesetzlich vorgeschriebenen Fristen an die man sich beim Mahnen halten muss. Üblicherweise setzt man seinen Kunden eine Frist von 7 bis 14 Tagen. Wichtig bei der Fristsetzung ist, dass das Zahlungsziel als festes Datum dargestellt wird. Ebenso wichtig ist es, dass die Zahlungsziele pro weiterer Mahnung verkürzt werden.
Mit welchem Text in der Mahnung erhält man schneller seine Zahlungen?
Zeigen Sie Ihrem Schuldner in der ersten Mahnung noch ein gewisses Verständnis für eine einmal verspätete Zahlung. Die erste Mahnung sollte wohlwollend freundlich, aber direkt auf den Zahlungsverzug anspielen. Dieses Schreiben soll den Schuldner an die Zahlung der Rechnung freundlich erinnern. Es kann eine Kopie der Rechnung beigefügt werden. Gegebenenfalls sollte eine Forderungsaufstellung vorhanden sein.
Führen Sie in der zweiten und oftmals letzten Mahnung auch klare Konsequenzen auf, was nach Ablauf der durch Sie gesetzten Zahlfrist mit der Forderung passieren wird. Die zweite oder auch letzte Mahnung sollte eindeutig klarstellen, dass Sie Ihr Geld jetzt einfordern. Verdeutlichen Sie in dem Schlusssatz des Schreibens, dass bei ausbleibender Zahlung weitere kostenintensive Schritte gegenüber Ihrem Kunden eingeleitet werden. Häufig reicht dies aus, um den gewünschten Zahlungseingang zu bewirken.
