Wer Rechnungen ausstellt, muss leider auch Mahnungen schreiben. Das aber ist kein Hexenwerk. Wenn Du ein paar simple Regeln befolgst, wirst Du säumige Kunden zum Zahlen bewegen und sie trotzdem halten können. Deswegen hier ein paar Tipps, wie Du Mahntexte richtig formulieren kannst.

Wenn Du Mahntexte verfasst, geschieht das im Prinzip in drei Stufen. Wenn Du nur zwei Mahnungen schicken möchtest, in zwei. Von freundlich und zuvorkommend bis hin zu bestimmt und direkt. Allerdings darfst Du nie vergessen, dass Du Deine Kunden immer höflich adressieren solltest. Selbst dann, wenn Du für Dich bereits ausgeschlossen hast, nochmal mit Ihnen Geschäfte zu machen. Denn Kunden kennen Menschen. Ein einziger Post auf Facebook oder Twitter kann Dein Ansehen beschädigen. Gefühle haben im Geschäftsleben nichts verloren.

Mahntexte: Die drei Stufen

1. Stufe für Mahntexte: Die freundliche Erinnerung

Dein Kunde hat vergessen zu bezahlen. Die Rechnung war vor wenigen Tagen fällig, jetzt erinnerst Du Deinen Kunden daran. Es ist sinnlos, hier von bösem Willen auszugehen. Deshalb formuliere die Zahlungserinnerung freundlich. Nenn sie nicht „Mahnung“. Überhaupt, vermeide dieses Wort – noch.

Es gehört nämlich dazu, wenn Du Deine Mahntexte richtig formulieren willst, dass diese stattdessen verständnisvoll und nett sind. Du musst nicht auf unangenehme Konsequenzen verweisen oder Dein Recht hervorheben. Auch musst Du keine weitere Frist setzen – Mahntexte der ersten Stufe müssen zeigen, dass Du an ein Versehen glaubst und Deinen Kunden nichts Böses willst. Mit der richtigen Formulierung kannst Du es sogar so aussehen lassen, als tätest Du Deinem Kunden einen Gefallen.

Ein Klassiker ist auch der Verweis darauf, dass Dein Kunde die Erinnerung ignorieren darf, wenn er die Zahlung bereits in Auftrag gegeben haben sollte.

Zum Beispiel:

Sehr geehrte/r XX,

häufig gehen Rechnungen im Stress des Alltags unter. Wir erlauben uns deswegen, Sie freundlich an unsere Rechnung Nr. XX vom XX.XX.XXXX zu erinnern. Es wäre sehr freundlich, wenn Sie diese bald bezahlen würden. Ich habe Sie Ihnen noch einmal angehängt.

Wenn Sie die Zahlung bereits vorgenommen haben sollten, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

XX

2. Und 3. Stufe für Mahntexte: Die Mahnung

Wenn Deine Zahlungserinnerung im Sande verlaufen ist, musst Du größere Geschütze auffahren. Das nächste Schreiben sollte „Mahnung“ heißen und deutlicher formuliert sein. Auch solltest Du eine neue Frist setzen, beziehungsweise ein Zahlungsziel formulieren. Allerdings darfst Du auch hier nicht vergessen, dass es immer noch ein Versehen sein könnte. Wenn Du also nicht gerade an jemanden schreibst, der häufiger Probleme macht, versuch, nicht zu einschüchternd zu schreiben.

In Deinem Schreiben solltest Du Bezug nehmen auf Deine Zahlungserinnerung. Und zwar klar und deutlich. Zum Beispiel: „Leider haben Sie trotz einer Erinnerung noch nicht die Rechnung XX vom XX.XX.XXXX bezahlt“.

Zusätzliche Kosten

Ein Mittel, das viele Kunden zu einer schnellen Zahlung bewegt, ist, wenn Du zusätzliche Kosten in Aussicht stellst. So kannst Du schreiben: „Wenn wir bis dahin keinen Zahlungseingang feststellen konnten, müssen wir Ihnen leider die zusätzlichen Kosten in Rechnung stellen.“

Gerichtliches Mahnverfahren

Du kannst außerdem bereits andeuten oder explizit schreiben, dass auf Deinen Kunden ein kostspieliges gerichtliches Mahnverfahren zukommt, sollte er sich weigern zu zahlen. „Wenn trotz dieser Mahnung weiterhin keine Zahlung auf unserem Konto eingehen sollte, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten“, wäre eine möglich Formulierung.

Inkassounternehmen

Auch die Drohung mit einem Inkasso-Unternehmen kann Deinen Kunden das letzte Argument bieten, um doch noch zu bezahlen. Das kannst Du zum Beispiel so schreiben: „Wenn wir innerhalb von XX Tagen keinen Zahlungseingang feststellen können, sehen wir uns gezwungen, die Forderung an einen externen Dienstleister zu übergeben. In dem Fall kommen weitere Kosten auf Sie zu.“

Wie genau Du Deine Mahntexte formulierst, liegt bei Dir. Auch ob Du ein, zwei oder drei Mahnungen schicken möchtest, kannst Du entscheiden. Es lohnt sich aber, den Ton von Schreiben zu Schreiben „eskalieren“ zu lassen. Sprich: Immer etwas strenger, immer etwas drohender zu werden.

Du merkst, möchtest Du Deine Mahntexte richtig formulieren, bedeutet das Arbeit. Wenn Dir das also als zu viel Aufwand erscheint, kannst Du Dein Mahnwesen auch auslagern. KLEVERBILL zum Beispiel ist eine Software, die Dein gesamtes Mahnwesen für Dich übernimmt. Du musst Dich um nichts mehr kümmern. Du musst nicht mehr Deine Zahlungseingänge überprüfen, nicht mehr Rechnungsnummern abgleichen oder auf Mahnungen übertragen. Du musst nicht mehr Mahnungen aufsetzen und verschicken – all das übernimmt KLEVERBILL für Dich.

Dabei hast Du aber vollen Gestaltungsspielraum. Du bestimmst den Ton Deiner Schreiben. Und KLEVERBILL tritt darin nie namentlich in Erscheinung. Es wird immer Dein Name im Briefkopf stehen. Und das Beste: KLEVERBILL kostet weniger als jeder Angestellte, der sich sonst um all diese Dinge kümmern müsste.

Nun weißt Du also, wie Du Mahntexte richtig formulieren kannst. Natürlich kannst Du auch variieren, mal persönlicher werden und mal strenger. Nur solltest Du immer daran denken, dass Deine Kunden Menschen sind. Und dass Du diese gerne als Kunden behalten möchtest.