Zwischen Vertrieb und Buchhaltung sitzt das Credit Management. Seine erste Aufgabe: Zwischen beiden Bereichen zu vermitteln. Aber die Aufgaben eines Credit Managers reichen über bloße Diplomatie hinaus bis hinein in das Forderungsmanagement. Aber was ist das Credit Management?
Ein Unternehmen muss laufen wie ein Uhrwerk, damit es Erfolg hat. Dafür sitzen an vielen Stellen Menschen, die dafür sorgen, dass Zahnräder ineinander greifen. Eine dieser Stellen ist das Credit Management. Mal ist die Rolle des Credit Managers größer, mal kleiner – sicher ist nur: Das Credit Management ist in größeren Unternehmen unverzichtbar. Warum ist das so und überhaupt: Was ist Credit Management?
Credit Management: Der Vermittler
Ein Unternehmen ist hin- und hergerissen zwischen zwei Grundsätzen: Dem Streben nach Gewinn einerseits und dem Bedarf an Sicherheit andererseits. Der Vertrieb will Geld verdienen, so viel wie möglich so schnell wie möglich – das ist seine Aufgabe. Die Buchhaltung aber ist darauf angewiesen, dass Finanzprozesse geordnet ablaufen. Dass Rechnungen rechtzeitig beglichen werden und das Unternehmen nicht an unbezahlten Rechnungen zu Grunde geht.
Zwischen den beiden sitzt nun das Credit Management. Hier entwickeln die Mitarbeiter Grundsätze, nach denen entschieden wird, wem man einen Kredit gestattet – und zwar standardisiert. Also so, dass jede Abteilung weiß, was diese Grundsätze sind und sich an klaren Regeln orientieren kann.
Sollte das Unternehmen in manchen Fällen eine Auskunftei zu Rate ziehen, bevor sie ein Geschäft mit einem Kunden eingeht? Sollte es die Bonität von Bestands- und Neukunden regelmäßig prüfen (lassen)?
Diese Gundsätze sollen dabei nicht die Kundenbeziehungen belasten, denn auch dem Credit Management geht es darum, dass Kunden erhalten bleiben und weiter gerne bereit sind, Geschäfte mit dem eigenen Unternehmen einzugehen.
Um Problemen vorzubeugen, ist es auch die Aufgabe des Credit Managements, Risiken zu bewerten und festzulegen, wie hoch ein Risiko sein darf, bevor man einem potenziellen Kunden ein Geschäft verweigert. Um dieses Risiko zu verringern, legt die Abteilung außerdem Kreditlimits fest. Zum selben Zweck ist es ihre Aufgabe, Sicherheiten zu bewerten und zu beschaffen.
Credit Management: Das Forderungsmanagement
Meistens liegt die Verantwortung für das Forderungsmanagement eines Unternehmens beim Credit Management. Hierbei muss dieses zuerst darauf achten, dass Kunden keine Anlässe geboten werden, Zahlungen zu verweigern oder zu verzögern. Alles muss also rechtmäßig, effizient und unkompliziert ablaufen.
Das Credit Management legt also mögliche Zahlungsbedingungen fest, die der Vertrieb dann an die Kunden weitergibt: Ob Kunden also im Voraus zahlen müssen oder eine Rechnung bekommen, ist eine der Fragen, auf die ein Credit Manager eine Antwort finden muss.
Und wenn es doch einmal dazu kommt, dass ein Kunde nicht rechtzeitig zahlt, ist es dann das Credit Management, das diese Schulden beitreiben muss. Das betriebliche Mahnwesen liegt dann also ebenfalls in diesem Bereich.
Weil das betriebliche Mahnwesen selbst aber viele Ressourcen verschlingt, die Unternehmen besser anderswo einsetzen könnten – zum Beispiel bei der Optimierung der Vermittlung zwischen Vertrieb und Buchhaltung – lagern Credit Manager das Forderungsmanagement oft aus. Ob Unternehmen also mit Inkassounternehmen zusammenarbeiten – auch das ist eine Frage, die das Credit Management beantworten muss.
Betriebliches Mahnwesen auslagern im Credit Management
Gerade wenn es darum geht, das betriebliche Mahnwesen zu optimieren und dabei Ressourcen zu sparen, lohnt es sich, dieses auszulagern. Inkassounternehmen sind dafür oft die falschen Institutionen. Erhält ein Kunde Post vom Inkassounternehmen, fühlt er sich vor den Kopf gestoßen. Es ist also sinnvoll, das betriebliche Mahnwesen zu nutzen so lange es geht.
Doch auch das kann man auslagern. Zum Beispiel mit KLEVERBILL, der Automatisierung des Mahnwesens. Das ist nämlich ein Programm, das das betriebliche Mahnwesen fast komplett automatisiert. Es gleicht über eine Schnittstelle die Zahlungseingänge auf dem Konto eines Unternehmens mit dessen Rechnungen ab. Wird eine nicht rechtzeitig bezahlt, verschickt KLEVERBILL automatisch eine Zahlungserinnerung.
Diese Schreiben sind gleichzeitig weitgehend individualisierbar. In welchem Ton die Zahlungserinnerungen und Mahnungen formuliert sind, entscheiden die Unternehmen selbst. Sicher ist nur: Sie müssen sich um das Allermeiste nicht mehr selbst kümmern.
Das Credit Management ist also eine Mischung aus beiden Bedürfnissen eines Unternehmens: Profit und Sicherheit. Kleinere Unternehmen verzichten oft auf eigene Credit Manager. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand. Mit einem funktionierenden Credit Management ist es einfach, Prozesse zu optimieren, zwischen konkurrierenden Abteilungen zu vermitteln und generell: Auf mehreren Ebenen gut aufgestellt zu sein.
