Das Mahnwesen ist einer der wichtigsten Teile eines Unternehmens. Denn ohne bleiben sie auf ihren unbezahlten Rechnungen sitzen. Deswegen müssen Unternehmer mahnen – oder ein Inkassounternehmen engagieren. Aber was ist der Ablauf vom Mahnwesen?

Damit Dein Mahnwesen ordentlich funktioniert, braucht es eine klare Struktur. Das heißt, dass der Ablauf Deines Mahnverfahrens durchsichtig und klar geregelt sein sollte. Sonst wird es schnell unübersichtlich. Wie genau der Ablauf vom Mahnwesen aussieht, können Unternehmen individuell für sich entscheiden. Trotzdem gibt es ein paar Regeln, an denen man sich orientieren sollte. Welche sind das?

Ablauf vom Mahnwesen: Zahlungsziel, Fälligkeit, Verzug

Dein Mahnwesen beginnt streng genommen bereits bei der Rechnung. Hier hältst Du entweder fest, wann Dein Kunde zu bezahlen hat. Oder Du schreibst es nicht explizit darauf, sondern verweist nur auf die gesetzliche 30-Tagesregel. Wenn Du kein festes Zahlungsziel angibst (Zum Beispiel: „Innerhalb von 14 Tagen“ oder “Am 15.04.”), ist die Rechnung nämlich sofort fällig. Nach 30 Tagen ist Dein Kunde dann offiziell in Verzug und Du darfst ihn gerichtlich abmahnen.

Wenn Du ein Zahlungsziel formulierst, wird das Geld zu eben diesem Zeitpunkt fällig. Zahlt Dein Kunde daraufhin nicht, gerät er in Verzug. Und Du darfst ihn abmahnen.

Bevor Du aber einen gerichtlichen Mahnbescheid verschicken lässt oder die Forderung an einen professionellen Dienstleister, ein Inkassounternehmen also, übergibst, solltest Du anders vorgehen: Der Ablauf des Mahnwesen sieht traditioneller Weise vor, dass Du mit dem kaufmännischen beziehungsweise betrieblichen Mahnverfahren beginnst.

Ablauf vom Mahnwesen: Zahlungserinnerung und Mahnungen

Wenn Dein Kunde erstmals in Verzug gerät, willst Du noch nicht die ganz großen Geschütze auffahren. Denn wenn Du eine Forderung an ein Inkassounternehmen übergibst, wird es für Deinen Kunden schnell sehr teuer. Das solltest Du schon deshalb vermeiden, weil Du Interesse an einer längerfristigen Geschäftsbeziehung hast.

Stattdessen schickst Du ihm zuerst, also einige Tage nach dem Zahlungsziel, eine Zahlungserinnerung. Hier bleibst Du noch recht freundlich. Du betonst, dass Du weißt, wie schnell mal eine Rechnung untergeht und dass Du Deinem Kunden keinen bösen Willen unterstellst. Wenn Du möchtest, kannst Du beiläufig erwähnen, dass Du mit einem Inkassounternehmen zusammenarbeitest. Das aber solltest Du noch nicht als Drohung formulieren. Die Drohungen kommen im Rahmen des Ablauf des Mahnwesen schon noch früh genug.

Falls Dein Kunde auch auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, schickst Du ihm erneut eine Nachricht – ob per E-Mail oder Brief ist hier übrigens egal – diesmal aber strenger. Du nennst diese Nachricht „Mahnung“.

Wie viele Mahnungen Du verschickst, liegt bei Dir. Gesetzlich verpflichtet bist Du gar nicht, überhaupt eine zu schicken. Aber wenn Du Dich für zwei Mahnungen entscheidest, nennst Du die erste eben „Zahlungserinnerung“ und die zweite entweder „Mahnung“ oder sogar „Letzte Mahnung“. Wenn Du beschließt, einen längeren Ablauf des Mahnwesen zu wählen, dann nennst Du die erste „Zahlungserinnerung“, die zweite „Mahnung“ und die dritte „Letzte Mahnung“. Wir raten davon ab, mehr als drei Mahnungen zu verschicken, weil Dein Schuldner sonst annehmen könnte, dass Du gar nicht so sehr dahinter her bist, an Dein Geld zu kommen.

Ablauf vom Mahnwesen: Der nächste Schritt – der externe Dienstleister

Wenn Du absehen kannst, dass Dein Mahnverfahren nicht zum Erfolg führt, musst Du ernst machen. Dann nämlich solltest Du einen professionellen Dienstleister engagieren. Der hat die Macht des Gesetzes im Rücken und ist darauf spezialisiert, offene Forderungen wie die Deine beizutreiben.

Dein Schuldner wird nun nur noch mit dem Inkassounternehmen kommunizieren. Du hast mit dem gesamten Ablauf des Mahnwesen nun kaum noch etwas zu tun.

Das Inkassounternehmen wird also weitere Mahnungen schicken und auch telefonisch versuchen, eine Lösung mit Deinem Schuldner zu finden. Und wenn all das nicht klappt, muss die Lage gänzlich eskalieren. Der letzte Schritt im Ablauf des Mahnwesen ist nämlich das gerichtliche Mahnwesen.

Ablauf vom Mahnwesen: Das gerichtliche Mahnwesen

Zuletzt wird vor Gericht ein sogenannter Titel beantragt. Das bedeutet im Prinzip nur, dass ein Richter offiziell anerkennt, dass Dein Schuldner Dir Geld schuldet. Von nun an darfst Du, beziehungsweise ein Profi, auch rechtlich gegen Deinen Schuldner vorgehen. Hier fallen dann Schlagwörter wie Zwangsvollstreckung, Gerichtsvollzieher und Pfändung.

Alle Parteien sollten und werden versuchen, es nicht zu dieser Eskalation kommen zu lassen. Für den Schuldner kommen dann nämlich zusätzlich zu den Kosten des Mahnverfahrens auch noch Gerichtskosten hinzu – und die steigen schnell in die Höhe.

Außerdem ist mit dem Eintritt in das gerichtliche Mahnverfahren eigentlich klar, dass Du und Dein Kunde keine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung mehr haben werdet. Es wäre also besser, die Probleme in einem früheren Stadium des Mahnverfahrens zu lösen.

Ablauf vom Mahnwesen: Fazit

Du kennst nun also den Ablauf vom Mahnwesen. Das klingt zwar alles nach sehr viel, doch musst Du wissen, dass Du ohne ein effizientes Mahnverfahren schnell Geld verlieren kannst. Und wenn Du meinst, dass Du es trotzdem gerne einfacher hättest, kannst Du Dein Mahnwesen auch auslagern.

KLEVERBILL bietet Dir ein Tool für automatisiertes Mahnwesen. Wir überwachen Deinen Geldeingang und verschicken automatisch Mahnungen in Deinem Namen, wenn ein Zahlungsziel verpasst wird.

Außerdem arbeiten wir mit einem Inkassounternehmen zusammen, das im Notfall einspringen und Deine Forderung sogar bis vor Gericht begleiten kann. Dabei sparst Du nicht nur Nerven, sondern auch Geld. Denn durch den Einsatz von KLEVERBILL sparst Du wichtige Ressourcen, die Du stattdessen an anderer Stelle in Dein Unternehmen investieren kannst. Denn Arbeitszeit ist nicht kostenlos.

Der Ablauf vom Mahnwesen ist also klar strukturiert, aber gleichzeitig komplex. Du solltest versuchen, Dir einen umfassenden Überblick zu verschaffen, damit Dein Unternehmen in Zukunft bestehen kann.

Finde heraus, wie gut Dein Mahnwesen aufgestellt ist und was Du verbessern kannst, um noch schneller und einfacher an Dein Geld zu kommen. Wir beraten Dich gerne und helfen Dir Dein Mahnwesen zu digitalisieren.

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