Pflichtangaben auf Rechnungen – ein lästiges Vergnügen. Es reicht nämlich nicht, nur den Betrag zu fordern, auch musst Du zahlreiche Dinge beachten, damit Deine Rechnung wasserfest ist. Doch welche Dinge sind das? Damit Du alles auf einen Blick findest und Dich nicht durch mühsamen Kleinkram suchen musst, hier die Pflichtangaben auf Rechnungen, die Du nicht vergessen darfst.
Pflichtangaben auf Rechnungen sind etwas Notwendiges. Sie sind es, die Deine Kunden dazu bewegen, Geld auf Dein Konto zu überweisen. Du schreibst einen Betrag in ein Dokument, Deine Kontoverbindung drauf und schon bist Du ein bisschen reicher. Doch natürlich ist es nicht so einfach.
Es gibt zahlreiche Pflichtangaben auf Rechnungen, ohne die Deine Zahlungsaufforderungen rechtlich nicht abgesichert sind. Und, was ebenso nervig sein kann: Das Finanzamt kann Deine Rechnungen beanstanden, wenn nicht alles darauf steht, was darauf stehen muss. Das kann dann sogar dazu führen, dass Du Deinen Anspruch auf Vorsteuerabzug verlierst – doppelt und dreifach ärgerlich also.
Damit Du also sicher sein kannst, immer auch einen legalen Anspruch mit Deiner Rechnungsstellung zu verbinden und gleichzeitig jeden Ärger mit dem Finanzamt vermeidest, hier die neun Pflichtangaben auf Rechnungen, ohne die diesen definitiv etwas fehlt.
Eins vorweg. Wenn Du nur eine Rechnung von geringem Umfang stellst, die inklusive Umsatzsteuer 250 Euro nicht übersteigt, brauchst Du Dich nicht durch den ganzen Bürokratiedschungel kämpfen. Dann nämlich reichen folgende Angaben, die wiederum weiter unten ausgeführt werden:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Ausstellungsdatum
- Beschreibung der Leistung
- Rechnungssumme (brutto)
- Steuersatz der in der Rechnungssumme enthaltenen Umsatzsteuer
Pflichtangaben auf Rechnungen Nummer 1: Die Rechnungsnummer
Sobald Du eine Rechnung stellst, die höher ist als 250 Euro, musst Du diese mit einer Rechnungsnummer versehen. Welches Format Du dafür wählst, liegt aber voll und ganz bei Dir. Es muss nur erkennbar sein, dass es eine fortlaufende Nummerierung ist. So darfst Du auch Buchstaben wählen – es muss nur klar sein, wie Du zählst. Zum Beispiel ginge 2018-01/2018-02 … genauso wie 2018-A1/2018-A2 …
Pflichtangaben auf Rechnungen Nummer 2: Die Steuernummer
Wenn Du Deine Rechnung an Kunden im Inland schickst, reicht es, wenn Du Deine, je nach Bundesland, acht- bis elfstellige Steuernummer angibst. Wenn es aber um Kunden im Ausland geht, muss es Deine Umsatzsteueridentifikationsnummer sein, die Ust-IdNr. abgekürzt wird. Diese ist auch im Inland gültig. Wenn Du also standardmäßig diese nutzt, bist Du auf der sicheren Seite. Sie besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen DE und einem neunstelligen Ziffernblock.
Pflichtangaben auf Rechnungen Nummer 3: Deine Adresse
Auf der Rechnung muss Dein Name beziehungsweise der Deines Unternehmens stehen und dessen Postadresse. Es reicht auch, wenn Du eine reine Briefkastenadresse angibst, sofern Du dort Post empfangen kannst.
Pflichtangaben auf Rechnungen Nummer 4: Die Adresse Deines Kunden
Auch die Adresse des Leistungsempfängers, dem Du Deine Leistung in Rechnung stellst, muss auf der Rechnung stehen. Hier musst Du ein bisschen vorsichtig sein, weil die Rechnungsadresse nicht gleichbedeutend ist mit der Lieferadresse beziehungsweise dem Ort, an dem Du die Leistung erbracht hast.
Pflichtangaben auf Rechnungen Nummer 5: Der Zeitpunkt und das Ausstellungsdatum
Dies sind eigentlich zwei Punkte in einem. Zum einen muss das Datum in der Rechnung erscheinen, an dem Du sie ausgestellt hast. Zum anderen muss erkennbar sein, wann Du die Leistung erbracht hast, die Du mit der Rechnung bezahlt haben möchtest. Hier reicht der Monat oder die Kalenderwoche. Das gilt besonders für Fälle, in denen der exakte Liefertermin noch nicht absehbar ist. Mit der Angabe der Woche, an der Du eine Leistung voraussichtlich erbringen oder eine Ware liefern wirst, ist es fast egal, wie unzuverlässig ein Lieferservice ist.
Pflichtangaben auf Rechnungen Nummer 6: Das Entgelt
Das ist der schöne Teil. Auf Deiner Rechnung muss der Nettobetrag genauso stehen wie der Bruttobetrag. Du musst den Steuersatz ausweisen und den Steuerbetrag.
Pflichtangaben auf Rechnungen Nummer 7: Die Leistungsbeschreibung
Natürlich muss aus Deiner Rechnung auch ersichtlich werden, was genau Du berechnest. Und glaube nicht, dass Finanzbeamte hier nachlässig sind. Du solltest gerade bei der Leistungsbeschreibung genau beschreiben, was Du geliefert oder geleistet hast, damit es am Ende transparent und nachvollziehbar ist. Das ist auch im Sinne Deiner Kunden, weil diese so sicherstellen können, dass Du sie nicht über den Tisch ziehst. Also: Lieber ein bisschen zu genau sein, als nachher Ärger haben.
Pflichtangaben auf Rechnungen Nummer 8: Die Umsatzsteuer
Dieser Punkt schließt sich an den sechsten Punkt an. Du musst auf Deinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. In den allermeisten Fällen beträgt diese für Produkte oder Dienstleistungen sieben oder neunzehn Prozent.
Wenn Du mehrere Dinge berechnest, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, musst Du diese Dinge gesondert auflisten. Du musst also den Steuersatz auf den Nettobetrag aufschlagen und beides zusammen mit dem finalen Bruttobetrag ausweisen.
Beim sogenannten „Reverse-Charge-Verfahren“ ist der Empfänger Deiner Rechnung verpflichtet, den Steuerbetrag auszurechnen und separat dem Finanzamt zu melden, dies ist aber eine Ausnahme.
Wenn Du vorher mit Deinem Kunden Rabatte, Skonti oder Boni vereinbart hast, musst Du diese ebenfalls ausweisen.
Wenn Du Kleinunternehmer bist, bist Du von der Umsatzsteuer befreit. Das allerdings musst Du angeben. Und zwar mit Begründung, was heißt, dass Du auf § 19 UStG verweisen musst.
Pflichtangaben auf Rechnungen Nummer 9: Die Steuerfreiheit
Manchmal kommen weitere Besonderheiten hinzu. Wenn Du zum Beispiel ins EU-Ausland lieferst, musst Du die Formel „steuerfrei aufgrund innergemeinschaftlicher Lieferung“ hinzufügen. Das ist Pflicht. Bei den in Punkt acht angesprochenen „Reverse-Charge-Rechnungen“ musst Du den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ergänzen.
Du merkst, es ist alles nicht so einfach. Wenn Du Dich aber an unsere Liste hältst und alle diese Pflichtangaben auf Rechnungen beachtest, bist Du auf der sicheren Seite.
