Rechnungen sind der Grundbaustein des Geschäftslebens. Jeder verschickt sie, jeder erhält sie. Und doch passiert es immer wieder, dass eine Rechnung fehlerhaft ist. Ob Du sie verschickt oder empfangen hast – eine falsche Rechnung muss korrigiert werden. Aber was kannst Du tun, wenn Du eine falsche Rechnung bearbeiten musst?
Eine falsche Rechnung kann schnell viel Schaden anrichten. Wer sie versandt hat, bekommt kein Geld, wer sie erhält, kann Ärger mit dem Finanzamt kriegen. Deshalb ist es so wichtig, dass Du Rechnungen sorgfältig anfertigst. Gleichzeitig ist eine falsche Rechnung aber auch kein Weltuntergang. Die Frage ist, was tun bei einer falschen Rechnung?
Fall 1: Du hast eine falsche Rechnung verschickt
Unangenehm. Im Nachhinein bemerkst Du, dass eine Deiner Rechnungen einen Fehler enthielt. Nun musst Du auf Deinen Kunden zugehen und ihm das mitteilen. Das wirkt zwar unprofessionell und schluderig, aber in Euer beider Interesse ist es die einzige Möglichkeit. Und wenn Du offen, ehrlich und selbstkritisch an Deinen Kunden herantrittst, wird er Dir auch schnell verzeihen. Aber was machst Du genau, wenn Du eine falsche Rechnung verschickt hast?
Du musst die falsche Rechnung richtigstellen
Das ist die einfachste Lösung. Du kannst Deinem Kunden eine korrigierte Version der falschen Rechnung zukommen lassen. Tatsächlich bist Du dazu sogar verpflichtet, wenn Dein Kunde eine Rechnung beanstandet. Die neue Rechnung braucht dann eine neue Rechnungsnummer und ein neues Datum.
Um die falsche Rechnung ungültig zu machen, musst Du eine Stornorechnung mitschicken. Diese funktioniert im Prinzip wie eine Gutschrift.
Es ist auch möglich, das Ganze handschriftlich zu machen. Dafür korrigiert Dein Kunde den Fehler auf der Rechnung selbst. Du musst diese Korrektur dann mit Deiner Unterschrift bestätigen.
Wenn Dein Kunde die Rechnung noch nicht bezahlt hat, kannst Du ein Berichtigungsdokument schicken. Hier musst Du darauf achten, dass sich dieses unmissverständlich auf die falsche Rechnung bezieht. Das Datum und die Rechnungsnummer der falschen Rechnung müssen also deutlich sein.
Das Berichtigungsdokument braucht also die Nennung des Absenders des Rechnungsstellers, die Korrektur des Fehlers, den Verweis auf die Rechnungsnummer der falschen Rechnung und den Verweis auf das Rechnungsdatum der falschen Rechnung. Dein Kunde muss dieses Berichtigungsdokument zusammen mit der Originalrechnung ablegen.
Sicher ist: Auch wenn es am einfachsten wäre: Ein Kunde darf Deine falsche Rechnung nicht selbst korrigieren. Das musst immer Du tun – außer dem Beispiel oben, was aber in Zeiten des Internets immer seltener stattfindet.
Fall 2: Du hast eine falsche Rechnung erhalten
Ärgerlich. Dein Geschäftspartner war unachtsam. Jetzt hast Du die Mehrarbeit. Trotzdem darfst Du das Problem nicht einfach ignorieren. Sonst kann es Ärger mit dem Finanzamt geben. Nun hast Du da also eine falsche Rechnung – was tun?
Zuerst einmal lässt Du die Rechnung zurückgehen. Du sagst dem Absender klar: Da ist ein Fehler. Bitte korrigiere den. Das musst Du, sonst hast Du kein Recht auf Vorsteuer. Und eine falsche beziehungsweise unvollständige Rechnung ist auch nicht als Betriebsausgabe abzurechnen. Du merkst: Du kommst nicht umhin, den Fehler zu beanstanden.
Was solltest Du also tun bei einer falschen Rechnung?
Sag Deinem Geschäftspartner so schnell wie möglich Bescheid, dass da ein Fehler in der Rechnung ist. Dann lass sie von ihm korrigieren. Erst dann solltest Du bezahlen, sonst wird es für Euch beide noch komplizierter.
Eine falsche Rechnung ist also nicht das Ende der Welt. Sie bedeutet aber für alle Parteien mehr Arbeit. Deswegen ist es sinnvoll, von Anfang an darauf zu achten, dass Du Deine Rechnungen korrekt erstellst. Dafür haben wir auch eine Checkliste angelegt. Viel Erfolg.
