Es gibt kaum etwas Müßigeres, als seinem eigenen Geld hinterherzulaufen. Es kostet Dein Unternehmen wertvolle Ressourcen, die Du an anderer Stelle besser einsetzen könntest. Aber was kannst Du tun, um eine solche Situation zu vermeiden? Wir haben fünf Dinge, mit denen es unwahrscheinlicher wird, dass Kunden nicht zahlen.
Wenn Kunden nicht zahlen, endet das häufig beim Inkassobüro. Nun muss und sollte das aber nicht der Regelfall sein. Denn bevor Du einen externen Dienstleister beauftragst, kannst Du selbst dafür sorgen, die Zahlungsmoral von Kunden zu verbessern. Und das ist gar nicht so schwierig.
Wichtig ist, dass Du das Forderungsmanagement zuerst als betriebseigenen Prozess begreifst. Das bedeutet, dass es Deine Aufgabe ist, Deinen Kunden klarzumachen, dass Du Dein Geld rechtzeitig haben möchtest. Das Inkassobüro ist also nur die Eskalation von Deinem betrieblichen Mahnwesen. Aber wie kannst Du Dein betriebliches Forderungsmanagement verbessern? Wir haben fünf Dinge zusammengestellt, die schnell und einfach gehen. Damit Kunden, die nicht zahlen, bald Vergangenheit sind.
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Stell korrekte Rechnungen
Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, doch viele Betriebe tun sich schwer damit, eine korrekte Rechnung zu stellen. Das ist aus zwei Punkten schwierig. Zum einen erschwert es Dir, Dein Forderungsmanagement zu strukturieren. Zum anderen wirkt eine „falsche“ Rechnung weniger seriös und damit weniger dringlich als eine saubere. Dabei ist im Umsatzsteuergesetz klar definiert, was auf einer korrekten Rechnung zu finden sein muss. Das sind im Wesentlichen zehn Punkte:
Rechnungsdatum
Eindeutige Rechnungsnummer
Deine Steuernummer
Namen und Anschrift des Kunden (Schuldners)
Namen und Anschrift des Gläubigers (Dir)
Der genaue Leistungsumfang
Der Leistungszeitpunkt
Die steuerliche Aufschlüsselung der Rechnungssumme
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
Hinweis auf mögliche Gutschriften
Wenn diese zehn Punkte abgehakt sind, kannst Du sicher sein, dass Deine Rechnung wasserdicht ist. Und dass Dein Kunde weiß, was er zu tun hat.
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Du musst dranbleiben
Auch hier geht es um Ordnung. Du musst stets im Auge behalten, welche Rechnungen offen sind, welche bezahlt wurden und wem Du bereits eine Zahlungserinnerung geschickt hast.
Denn nur so kannst Du sicher sein, dass alles schnell und zuverlässig funktioniert. Deine Kunden sollten ihre Rechnungen so schnell wie möglich haben und auch die Zahlungserinnerung sollte nur kurz nach dem Datum der Fälligkeit kommen. Wenn Dein betriebliches Mahnwesen ordentlich getaktet ist, wird es wahrscheinlicher, dass Dein Kunde und Du die Sache schnell bereinigen können.
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Verschicke freundliche aber bestimmte Zahlungserinnerungen
Nicht selten steckt hinter einer unbezahlten Rechnung kein böser Wille, sondern schlicht Vergesslichkeit. Eine Rechnung kann auch mal untergehen. Deswegen ist eine freundliche Zahlungserinnerung immer eine gute Idee, auch wenn Du eine solche nicht verschicken müsstest.
Denn eigentlich kannst Du ab dem Tag, an dem Deine Rechnung fällig wird, ein Inkassobüro einschalten. Dann nämlich ist Dein Kunde in Verzug. Das passiert entweder an dem Tag, den Du als Fälligkeitsdatum auf die Rechnung geschrieben hast, oder 30 Tage nach Erhalt der Rechnung. Was aber dann aus der Beziehung zwischen Dir und Deinem Kunden wird, ist unsicher. Denn wie gesagt, ein Inkassobüro bedeutet eine Eskalation der Situation.
Deswegen schick lieber eine freundliche Zahlungserinnerung und gegebenenfalls noch eine Mahnung. Setz dabei konkrete Fristen, sei nett aber bestimmt. Und verweis auch bereits auf Deine Bereitschaft, ein Inkassobüro zu engagieren. Aber vermittle Deinem Kunden gleichzeitig, dass Du bereit bist, über alles zu reden.
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Such Dir professionelle Hilfe
Wenn Dein Kunde trotz der Zahlungserinnerung(en) immer noch nicht bereit ist zu zahlen, wird es Zeit für die Eskalation. Dann solltest Du ein Inkassobüro einschalten, das für Dich Deine Forderung durchsetzt.
Denn es gibt einen Punkt, an dem die Ressourcen, die es Dich kostet, eine Forderung beizutreiben, den Wert der Forderung selbst übersteigt. Schließlich bist Du kein Profi in Sachen Forderungsmanagement.
Wenn Dir bereits das betriebliche Mahnwesen zu aufwändig ist, kannst Du auch hier bereits Profis hinzuholen. Die automatisierte Mahnsoftware KLEVERBILL zum Beispiel ist so einer. Hiermit brauchst Du Dir um nichts mehr Gedanken machen. Rechnungen und Mahnung werden automatisch verschickt, weil KLEVERBILL Deine Zahlungseingänge über eine Schnittstelle überwacht – wenn eine Rechnung also fällig wird, ohne dass Geld auf Deinem Konto eingegangen ist, schickt KLEVERBILL eine Zahlungserinnerung an Deinen Kunden.
Welchen Wortlaut die dann hat, kannst Du festlegen. Ebenso kannst Du bestimmen, wie viele es geben soll. Danach aber musst Du Dich um nichts mehr kümmern.
Hinzu kommt, dass KLEVERBILL mit einem Inkassobüro zusammenarbeitet und Deine Forderung also auch in die nächste Eskalationsstufe hinein begleiten kann.
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Vergiss das gerichtliche Mahnverfahren nicht
Wenn auch das Inkassobüro Deinen Schuldner nicht zur Zahlung bewegen kann oder Du das Inkassobüro umgehen möchtest, kannst Du auch vor Gericht einen Titel gegen Deinen Schuldner erwirken.
Dieser bekommt dann einen Mahnbescheid vom Gericht, der an sich schon furchteinflößend ist. Und bleibt auch der unbeantwortet, folgt ein Vollstreckungsbescheid. Mit dem Titel ist es außerdem möglich, die Vermögenswerte Deines Schuldners zu nutzen, damit Du Dein Geld bekommst. Hier wird er also gezwungen, die Rechnung zu bezahlen.
Das Beste ist, dass ein gerichtlich erwirkter Titel dreißig Jahre gültig bleibt. Wenn Dein Schuldner also heute wirklich nicht zahlen kann, muss er Dir dennoch Dein Geld zukommen lassen, wenn sich seine Situation innerhalb von dreißig Jahren ändert.
Wenn Du also Kunden hast, die nicht zahlen, musst Du nicht verzweifeln. Zwar kann es sein, dass es länger dauert, bis Dein Geld da ist. Doch wenn Du dranbleibst und nicht den Kopf in den Sand steckst, kannst Du ziemlich sicher sein, dass Du Dein Geld – zumindest innerhalb von dreißig Jahren – bekommst.
Du musst trotzdem darauf achten, Deine Finanzprozesse in Ordnung zu halten und kein Chaos entstehen zu lassen. Je aufgeräumter und strukturierter Dein betriebliches Mahnwesen ist, desto sicherer ist es, dass Du Dein Geld bald bekommst. Außerdem sind wir uns einig. Wenn Kunden nicht zahlen, ist das sehr nervig.
