Je mehr Rechnungen Du stellst, desto höher ist das Risiko, dass Kunden nicht rechtzeitig zahlen. Deswegen solltest Du von Anfang an dafür sorgen, dass Du im Auge behältst, wer wann zahlen muss und wer dann auch zahlt. Die Organisation von betrieblichem Mahnwesen ist deswegen entscheidend für Deinen Erfolg. Wir geben Dir ein paar Tipps wie es klappen kann.
Wenn Dein Geld nicht rechtzeitig da ist, ist das schlecht. Du brauchst es schließlich, um Deine Mitarbeiter, Deine Zulieferer, Deine Miete zahlen zu können. Zahlen Deine Kunden nicht rechtzeitig, kann es sein, dass auch Du in Verzug gerätst – und das wird schnell teuer und belastet Deine Geschäftsbeziehungen. Die Organisation Deines betrieblichen Mahnwesens ist also ungeheuer wichtig für Deinen beruflichen Erfolg. Aber was ist eine Organisation von einem betrieblichen Mahnwesen?
Dein betriebliches Mahnwesen umfasst die Rechnungsstellung, die Zahlungserinnerungen und die Mahnungen. Wenn all das nichts hilft, musst Du Deine Forderung an ein Inkasso-Unternehmen übergeben und letzten Endes auch ans Gericht. Aber zuerst geht es darum, eine sinnvolle Organisation für Dein betriebliches Mahnwesen sicherzustellen.
Organisation betriebliches Mahnwesen
Personelle Verantwortung
Es beginnt damit, dass Du wissen solltest, wer in Deinem Unternehmen dafür zuständig ist, Rechnungen zu stellen und zu überwachen, ob diese bezahlt werden. Sinnvoller Weise ist es diese Person, die auch die Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt.
Organisation betriebliches Mahnwesen: Anzahl Mahnungen
Du solltest Dir überlegen, wie viele außergerichtliche Mahnungen Du verschicken möchtest, bevor es für Deinen Schuldner ernst wird. Gesetzlich gibt es hier keine Regelungen, Du kannst eine, zwei, drei – so viele Du möchtest verschicken. Gängig sind zwei bis drei, manchen Unternehmen reicht aber auch eine.
Organisation betriebliches Mahnwesen: Pünktlichkeit
Du erwartest natürlich, dass Deine Kunden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Deswegen solltest Du ihnen das zeigen. Wenn ein Kunde einmal vergisst, seine Rechnung rechtzeitig zu begleichen, darfst Du nicht zu lange warten, bis Du ihm eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schickst. Das nämlich würde ihm das Gefühl geben, dass es Dir nicht so wichtig ist, wie pünktlich er zahlt. Deswegen: Schick so schnell wie möglich eine Zahlungserinnerung hinterher.
Hierbei gilt es natürlich zu bedenken, dass eine Überweisung auch mal dauern kann. Außerdem möchtest Du Deine Kunden auch nicht nerven, schließlich ist es menschlich, auch mal etwas zu vergessen. Verprell Deine Kunden also lieber nicht mit einer Mahnung am Tag der Fälligkeit, sondern warte lieber ein paar Tage. Hierbei ist es auch ratsam, zuerst eine Zahlungserinnerung zu schicken, bevor Du eine Mahnung schickt. Schließlich soll Dein Kunde auch Dein Kunde bleiben.
Organisation betriebliches Mahnwesen: Kommunikation
Wenn eine Zahlung ausbleibt, ist das selten auf bösen Willen Deiner Kunden zurückzuführen. Deswegen lohnt es sich, diesen das Gespräch anzubieten. Hierbei kannst Du die Gründe dafür herausfinden, warum Dein Kunde nicht zahlt. Du kannst außerdem besser einschätzen, ob er bald in der Lage sein wird, die Rechnung zu begleichen und Absprachen darüber treffen, wie es doch noch klappen könnte – mit einer Fristverlängerung oder einer Ratenzahlung zum Beispiel.
Und wenn Du merkst, dass Dein Kunde so bald wohl nicht zahlen können wird, kannst Du Dir überlegen, wie Du trotzdem Deine Liquidität sicherstellst. All solche Dinge sind äußerst wichtig bei der Organisation deines betrieblichen Mahnwesens.
Organisation betriebliches Mahnwesen: Verschiedene Ansprachen
Wenn Du einen langjährigen Kunden hast, der immer rechtzeitig zahlt und es dann einmal zu einem Ausfall kommt, solltest Du diesen anders adressieren als einen Kunden, der regelmäßig unpünktlich zahlt oder auch einen Neukunden.
Du solltest bestimmt auftreten, immer aber auch höflich. Und wenn Du eine langjährige Geschäftsbeziehung nicht gefährden möchtest, solltest Du ganz besonders vorsichtig formulieren – all das liegt natürlich in Deinem Ermessen, sollte bei der Organisation Deines betrieblichen Mahnwesens mitgedacht werden.
Betriebliches Mahnwesen auslagern
Tatsächlich kann die Organisation für Dein betriebliches Mahnwesen gerade in kleineren und mittleren Unternehmen ein gewaltiger Aufwand sein, der Deine Ressourcen an Stellen bindet, die in anderen Betriebsfeldern besser aufgehoben wären. Wenn all das Dir also zu viel Aufwand ist, kannst Du Dein betriebliches Mahnwesen auch auslagern. KLEVERBILL zum Beispiel bietet ein vollautomatisiertes Mahnwesen an.
Wir verschicken Deine Rechnungen, überwachen Deine Zahlungseingänge und verschicken Mahnungen, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig beglichen wird. Hierbei treten wir selbst nie namentlich in Erscheinung. Immer steht Dein Name in den Mails und Briefen.
Du entscheidest, wie Deine säumigen Kunden angesprochen werden, wann sie Mahnungen bekommen, wie viele und so weiter. Und wenn alles nichts hilft, begleiten wir Deine Forderung sogar bis vor Gericht – hierfür kooperieren wir mit einem seriösen und erfahrenen Inkasso-Unternehmen und einer renommierten Anwaltskanzlei.
Du sparst also Zeit und Arbeit und kannst Dir sicher sein, dass Dir keine Zahlung durch die Lappen geht.
Du siehst also, wenn Du Dein betriebliches Mahnwesen ordentlich organisieren möchtest, musst Du ein paar Dinge beachten. Am Ende hast Du viel Spielraum. Wichtig sollte für die Organisation für Dein betriebliches Mahnwesen nur sein, dass Du dafür sorgst, dass Deine Liquidität nie gefährdet ist. Und dass Deine Geschäftsbeziehungen so wenig Schaden wie möglich davon tragen.
