Ein jedes Unternehmen braucht eine gute Buchhaltung. Ansonsten wird es nicht nur schnell unübersichtlich und ineffizient, auch kann es sein, dass das Finanzamt etwas kritisiert. Und dann wird es schnell teuer und aufwändig. Zu einer effizienten Buchhaltung gehört aber auch ein gut aufgestelltes Mahnwesen. Warum Mahnwesen und Buchhaltung zusammen gedacht werden sollten.
Fehlt das Geld, krankt das Unternehmen. Das ist eine simple Gleichung. Denn wenn ein Betrieb ständig auf sein Geld wartet, leidet seine Liquidität. Das heißt, dass notwendige Investitionen verschoben und Rechnungen nicht bezahlt werden. Nicht selten geschieht es, dass eigentlich funktionierende Unternehmen pleite gehen, weil seine Kunden nicht rechtzeitig zahlen.
Deshalb muss jedes Unternehmen richtig mahnen. Und richtig mahnen heißt rechtzeitig mahnen. Das allerdings funktioniert nur, wenn Mahnwesen und Buchhaltung zusammenarbeiten – oder besser noch: wenn sie eins sind.
Wie kannst Du Mahnwesen und Buchhaltung zusammen denken?
Im Prinzip kommt es nur darauf an, dass Du Dein Mahnwesen durchdenkst. Wann willst Du mahnen, wie willst Du mahnen, wen willst Du mahnen – und alles dazwischen.
Was heißt das konkret?
Konkret heißt das, dass Dein betriebliches Mahnwesen laufen muss wie ein Uhrwerk. Das funktioniert, indem Du einen Leitfaden erstellst, den Deine Buchhaltung verinnerlicht. Dazu gehören Fragen wie:
Bis zu welches Summe dürfen Deine Kunden auf Rechnung zahlen, wann ist Vorkasse angebracht? Gibt es Kunden, bei denen Du eine Ausnahme machen würdest?
Diese Frage ist wichtig, denn gerade hohe Rechnungen müssen in kleinen und mittleren Betrieben sofort bezahlt werden, damit kein klaffendes Loch in den Bilanzen entsteht. Wenn man aber langjährige Kunden hat, die sich als vertrauenswürdig erwiesen haben, kann man auch mal eine Ausnahme machen.
Wie formuliere ich das Zahlungsziel richtig?
Dein Mahnwesen und Deine Buchhaltung müssen zusammenarbeiten. Das heißt, die Buchhaltung muss wissen, wann Geld eingeht. Hierfür musst Du das Zahlungsziel auf Rechnungen richtig formulieren. Wenn Du kein Zahlungsziel formulieren willst, haben Deine Kunden 30 Tage Zeit, um zu bezahlen – das ist eine lange Zeit. Du kannst aber auch zum Beispiel schreiben, dass sie innerhalb von einer Woche zahlen müssen – dann kannst Du bereits nach einer Woche die erste Mahnung rausschicken.
Wie viele Mahnungen willst Du verschicken und wie gehst Du vor, wenn das nicht reicht?
Theoretisch kannst Du einen gerichtlichen Mahnbescheid erwirken, sobald Deine Kunden das Zahlungsziel verfehlt haben. Das macht man aber selten, weil es Kunden verärgert und verprellt. Deshalb starten die meisten Unternehmen langsam: mit einer freundlich formulierten Zahlungserinnerung. Erst wenn die effektlos bleibt, schicken sie eine extremer formulierte Mahnung. Manche schicken sogar noch eine dritte Mahnung, in der dann schon unmissverständlich klar wird, dass der nächste Schritt ein rechtlicher sein wird.
Wie viele Mahnungen Du verschickst, ist Dir überlassen. Du solltest Dir darüber nur klar sein, damit Dein Mahnwesen und die Buchhaltung sich aufeinander verlassen können.
Wie oft checkst Du Deine Zahlungseingänge?
Zur Zusammenarbeit zwischen Mahnwesen und Buchhaltung gehört auch die Frage, wie oft Du Deine Zahlungseingänge überprüfst. Nur wenn das regelmäßig passiert, merkst Du schnell genug, wenn eine Zahlung in Verzug gerät und Dein Mahnwesen anspringen muss. Deine Buchhaltung weiß also, wann welche Zahlung fällig ist und schaut, ob sie eingegangen ist oder nicht – und setzt dann gegebenenfalls das Mahnwesen auf die säumigen Kunden an.
Mahnwesen und Buchhaltung, das merkst Du, sind also zwei Seiten derselben Medaille. Das eine könnte ohne das andere nicht, deswegen lassen viele Unternehmen auch beide Bereiche zusammenlegen.
Das aber kostet oft wertvolle Ressourcen, die anderswo besser eingesetzt werden können. Denn wer richtig mahnen will, muss da viel Zeit investieren. Immer mehr Unternehmen sourcen ihr Mahnwesen deshalb aus.
KLEVERBILL zum Beispiel ist eine Option, um den gesamten Ärger mit dem Mahnwesen auszulagern. Das Online-Angebot übernimmt dabei den gesamten Mahnprozess und automatisiert ihn. Zwar hast Du noch jede Menge Einfluss auf den Prozess, doch wird er Dir auch komplett aus der Hand genommen, damit Du Dich auf andere Dinge konzentrieren kannst.
Du kannst zwar die Anzahl der Mahnungen, deren Wortlaut und Gebühren individualisieren. Aber Du musst nicht mehr selbst aufs Konto gucken oder die Mahnungen versenden. Das macht alles KLEVERBILL für Dich. Vollautomatisch.
Das Beste: KLEVERBILL ist günstiger als ein Mitarbeiter, der sich händisch um all diese Dinge kümmert.
Mahnwesen und Buchhaltung gehören zusammen wie jedes gute Team. Nur wer beides zusammen denkt, wird als Unternehmer langfristig erfolgreich sein. Und wem es zu viel Arbeit ist, das selbst zu machen, kann sich an Anbieter wie KLEVERBILL – Die Digitalisierung im Mahnwesen wenden.
