Wenn einer Deiner Kunden nicht oder nicht rechtzeitig zahlt, schadet das Deinem Geschäft. Gleichzeitig läufst Du Gefahr, dass Deine Geschäftsbeziehung mit dem Kunden leidet. Wäre es also nicht sehr viel sinnvoller, von vornherein Bedingungen zu schaffen, die es Deinem Kunden erleichtern, Dir Dein Geld zukommen zu lassen? Hier haben wir ein paar Tipps, wie Du ein kundenorientiertes Forderungsmanagement errichten kannst.

Ein knappes Viertel aller Rechnungen in Europa wird nicht rechtzeitig beglichen. Das ist gigantisch viel Geld. Geld, das nicht rechtzeitig da ist, wo es gebraucht wird: bei den Unternehmen, die damit kalkulieren, ihre Supplier bezahlen und Vertragsverbindlichkeiten bedienen müssen.

Aber auch für Kunden bedeutet eine nicht rechtzeitig beglichene Rechnung Stress. Niemand will ein Mahnverfahren am Hals haben. Häufig aber machen Unternehmen es ihren Kunden nicht besonders einfach, Rechnungen zu bezahlen. Da geht manche unter, wird vergessen oder übersehen. Das bedeutet Ärger für beide: Kunden und Unternehmer.

Zumal Du davon ausgehen darfst, dass viele Rechnung nicht deshalb offen bleiben, weil Deine Kunden sich zu zahlen weigern – schließlich weiß jeder, dass er auf kurz oder lang seine Rechnungen bezahlen muss. Das Mahnverfahren ist aber mehr als eine Erinnerungsstütze. Es setzt Kunden unter Druck und verschafft ihnen letzten Endes eine negative Erfahrung im Zusammenhang mit Eurem Geschäft – gut möglich, dass er nächstes Mal woanders kauft.

Die Lösung ist ein kundenorientiertes Forderungsmanagement. Eines, das es Deinen Kunden leichter macht, den Überblick zu behalten und von Anfang bis Ende jede negative Erfahrung ausschließt. Aber wie kann das funktionieren? Hier kommen sechs Ideen dafür, wie Du Dein Forderungsmanagement kundenorientierter machen kannst.

Wie Du ein kundenorientiertes Forderungsmanagement gestalten kannst

1. Bezahlmethoden

Damit es Deinen Kunden leicht fällt, sofort zu bezahlen, solltest Du auf Deiner Homepage oder in Deinem Onlineshop moderne Zahlungsmethoden anbieten. Direktüberweisung, Bankeinzug oder PayPal. So schaffst Du eine erste Hürde für Deine Kunden ab.

2. Frühzeitige Erinnerungen

Wenn Du wartest, bis Deine Forderung fällig wird, bist Du gezwungen, direkt fordernd zu formulieren. Wenn Du aber bereits vorher eine Erinnerung schickst, brauchst Du den Ernst der Lage noch nicht explizit auszusprechen – Du kannst freundlich bleiben und Dein Anliegen doch rüberbringen.

3. Digitale Kommunikationswege

Ein Brief ist out. Klar, ein Brief kommt an und wird meistens auch gelesen – mittlerweile sind die digitalen Kanäle aber fast genauso zuverlässig und gleichzeitig viel schneller. Also setz nicht nur auf den Postweg, um Deine Rechnungen, Erinnerungen und Mahnungen zu verschicken, nutze ebenso E-Mails, SMS oder WhatsApp.

4. Eine Homepage

Egal auf welchen Wegen Du mit Deinen Kunden kommunizierst oder wo Du Deine Angebote und Infos verbreitest: Immer sollte eine Homepage die Basis Deines digitalen Auftritts sein. Und hier wiederum solltest Du es so leicht wie möglich machen, alle nötigen Infos aufzulisten. Das meint sowohl Kontaktmöglichkeiten als auch Deine Bankverbindung.

5. Sprache

Natürlich kannst Du ernst sein, drohen und alle Konsequenzen aufzählen, die eine verspätete Zahlung zur Folge hat. Du kannst aber auch lösungsorientiert formulieren, freundlich und nahbar. Du kannst Deinen Kunden anbieten, eine Lösung zu finden, die für Euch beide passt. Kundenorientierung nutzt hier mehr als ein unfreundliches Auftreten – denn ein solches belastet jedes Verhältnis.

6. Automatisierung

Wenn Du Deine Prozesse vorher definierst, weißt Du immer sofort, in welchem Stadium einer Forderung welches Mittel zu verwenden ist. Vor allem Deine Mitarbeiter sollten wissen, wie der Mahnprozess abzulaufen hat, damit sie nicht lange nachdenken müssen, sondern einfach eine Checkliste abarbeiten können.

Noch sinnvoller ist es, ein komplett automatisiertes Mahnwesen zu nutzen. Ein solches bietet KLEVERBILL. Hier werden alle Deine Forderungen überwacht. Wenn eine Rechnung einmal nicht rechtzeitig beglichen wird, verschickt das System automatisch eine Zahlungserinnerung an Deinen Kunden.

Und bleibt die Zahlung danach immer noch aus, verschicken wir nach einem von Dir festgelegten Zeitraum eine Mahnung. Und dann noch eine, wenn Du das möchtest. Dabei nutzen wir nur die Sprache, die Du auf Deinen Mitteilungen stehen haben möchtest. Du legst die Fristen fest, die Anzahl der Mahnungen und die Lösung strittiger Fälle. Und wenn gar nichts mehr klappt, arbeitet KLEVERBILL nicht nur mit einem Inkassounternehmen zusammen, sondern auch mit einer Anwaltskanzlei.

Alle Prozesse sind hier automatisiert, sicher und seriös gestaltet. Damit Du Dir weder Sorgen um Dein Geld, noch um die Beziehung zu Deinem Kunden machen musst.

Wenn Du also ein kundenorientiertes Forderungsmanagement wünschst, kannst Du heute damit beginnen, Deine Prozesse in Richtung mehr Kundenorientierung umzugestalten. Und wenn Du möchtest, dass Dir jemand die Arbeit abnimmt, dann wende Dich vertrauensvoll an die Profis von KLEVERBILL.