Buchhaltung ist eine lästige Sache. Welcher Kunde bezahlt fristgerecht und entspricht der Betrag, der da auf deinem Konto eingeht auch dem auf der Rechnung? Ständig das Konto im Auge zu behalten ist müßig. Ein automatisierter Zahlungsabgleich erleichtert dabei vieles. Aber wie funktioniert das eigentlich?

Die Digitalisierung verspricht viel und hält nicht selten noch viel mehr. Während wir früher noch alles per Hand machen mussten, übernehmen heute Algorithmen, Programme und Künstliche Intelligenzen die meiste Arbeit. Gerade für Unternehmer bietet das Internet und moderne Technologie jede Menge Vorteile.

Man denke nur an die Kontoführung. Kannst du dich noch daran erinnern, wie du in der Bank einen Überweisungsträger ausgefüllt und in einen Briefkastenschlitz geworfen hast? Dann gingst du wieder nach Hause oder ins Büro und musstest warten. Denn erst innerhalb von drei Werktagen war das Geld dann dort, wo es hin sollte. Das Online-Banking war der erste Schritt auf einem Weg, der das Leben von Bankkunden enorm vereinfacht hat.

Doch so angenehm die Kontoführung online ist, so nervig kann es doch sein, wenn man ständig manuell abgleichen muss, welche Zahlungen wann auf dem Konto eingegangen sind. Die Lösung dieses Problems nennt sich automatischer Zahlungsabgleich und ist ein Feature, das moderne Anbieter im Mahnwesen bereitstellen müssen, um ihren Kunden den perfekten Komfort bieten zu können. Ein automatischer Zahlungsabgleich wird selbstverständlich auch von Kleverbill angeboten. Doch was heißt das nun?

Modernes Mahnwesen: Automatischer Zahlungsabgleich

Im Prinzip ist es sehr simpel. Du erlaubst uns bei Vertragsabschluss Einblicke in Deine Zahlungen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Die erste ist, dass Du eine Lesevollmacht für Dein Konto erteilst. Das bedeutet, dass automatisch erfasst wird, was sich auf Deinem Konto tut. Einnahmen, Ausgaben und Kontostand. Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass Du über eine Schnittstelle diejenigen Daten übermittelst, die für den automatischen Zahlungsabgleich relevant sind. In dem Fall also die eingehenden Zahlungen. Auch das funktioniert selbstverständlich automatisch und für Dich absolut umstandsfrei.

Wir sehen also, welche Zahlungen eingehen. Wir gleichen sie mit den Rechnungen ab, die Du geschickt hast – beziehungsweise: Wir gleichen sie mit den Rechnungen ab, die wir für Dich verschickt haben – und vermerken das im System. Das alles funktioniert vollständig automatisch und deswegen fehlerfrei.

Die Rechnungsnummer im Betreff der jeweiligen Zahlung stellt nämlich sicher, dass jeder Zahlungseingang unverwechselbar mit der betreffenden Rechnung verrechnet werden kann. Das System des automatischen Zahlungsabgleichs merkt also, wenn Geld eingeht und es merkt auch, wenn das nicht passiert. Dann nämlich, wenn Deine Kunden nicht rechtzeitig bezahlen. Und hier greift das, was an dem Ganzen so praktisch ist.

Wenn einer Deiner Kunden nämlich nicht rechtzeitig zahlt, registriert unser automatischer Zahlungsabgleich das sofort und der Kleverbill Webservice schickt ebenfalls automatisch eine Zahlungserinnerung in Deinem Namen an Deinen Kunden. Hierin wird eine Frist gesetzt, die Du vorher festlegen konntest. Nun wartet das System wieder auf den Zahlungseingang. Wenn dieser rechtzeitig geschieht: Wunderbar. Bleibt er aber aus, schickt das System eine letzte Mahnung. Bleibt auch diese unbeantwortet, starten wir das Inkasso-Verfahren. All das geschieht bei uns, Du musst Dich dafür um nichts kümmern.

Automatischer Zahlungsabgleich: Probleme und Eventualitäten

Natürlich kann es einmal vorkommen, dass ein Kunde sich vertut. Dass er zum Beispiel nur einen Teilbetrag überweist oder einen falschen Verwendungszweck angibt. Da muss dann auch unser automatischer Zahlungsabgleich versagen. Aber mit Kleverbill bedeutet auch das keinen großen Aufwand für Dich. Wenn ein Kunde sich nämlich meldet, um Deine Mahnung zu beanstanden, kannst du das mit einem Blick auf Dein Konto selbst abgleichen und das Problem mit zwei Klicks im Webservice selbst klären.

Wir wissen natürlich auch, dass Du bei der Erlaubnis, dein Konto zu überwachen, einen Vertrauensvorschuss leisten musst. Aber Du kannst sicher sein, dass ein professionelles Unternehmen, das auf modernes und digitales Mahnwesen spezialisiert ist, mit derlei sensiblen Daten überaus vorsichtig umgeht.

Außerdem hast Du selbstverständlich auch die Option, bei Vertragsabschluss dem automatischen Zahlungsabgleich zu widersprechen. Das ist auch für Dich kein Weltuntergang. Es bedeutet lediglich, dass Du selbst Dein Konto im Auge behalten musst. Der Kleverbill Webservice ist für Dich aber nach wie vor praktisch. Du musst dann allerdings den einzelnen ausstehenden Forderungen selbst den jeweiligen Status zuweisen. Also selbst beobachten, welche Rechnung rechtzeitig beglichen wird, zu welcher eine Zahlungserinnerung gesendet wird, eine letzte Mahnung oder welche sogar mit einem Inkasso-Verfahren beantwortet wird.

Einer automatischer Zahlungsabgleich ist also nicht absolut notwendig für ein modernes Mahnwesen. Allerdings erleichtert er denjenigen, die ihn nutzen möchten, die Buchhaltung in ganz erheblichem Maße. Ein professionelles digitales Mahnwesen kann aber auch denen das Leben erleichtern, die ihre Daten lieber für sich behalten möchten. Wer also seine Kontoführung abtreten möchte, um sich auf das eigentliche Unternehmen konzentrieren zu können, sollte über den Einsatz von einem automatischen Zahlungsabgleich nachdenken.