Das Mahnwesen ist der Motor Deines Unternehmens. Und der muss schnurren, sauber und gleichmäßig. Damit Du sicher sein kannst, dass Du finanziell abgesichert bist. In regelmäßigen Abständen solltest Du deshalb eine Prozessoptimierung Deines Mahnwesens durchführen. Denn Fehler und Ungenauigkeiten schleichen sich schnell ein. Und dann kann es teuer werden. Worauf solltest Du bei der Prozessoptimierung vom Mahnwesen achten?
Prozessoptimierung Mahnwesen – Die Fallstricke
Verantwortung im Mahnwesen
Wichtig ist, dass Du weißt, wer sich bei Dir ums Mahnwesen kümmert. Es braucht einen Verantwortlichen. Jemand, der weiß, dass er die Verantwortung dafür trägt, dass er den Überblick über die Debitorenbuchhaltung behält.
Große Unternehmen haben dafür eine Abteilung. Das ist gut, kann aber auch zu Problemen führen. Mittelgroße Unternehmen haben hierfür meistens eine Stelle eingerichtet und in kleinen Unternehmen macht das der Chef selbst oder ist das Mahnwesen Teil der regulären Buchhaltung. Wie es bei Dir organisiert ist, ist egal. Wichtig ist nur, dass es jemanden gibt, der weiß, was er zu tun hat und von dem Du weißt, dass er den Überblick hat.
Leitfäden im Mahnwesen
Sobald mehr als eine Person für Dein Mahnwesen verantwortlich ist, brauchst Du Leitfäden. Aber nicht nur dann. Auch für einzelne Mitarbeiter brauchst Du solche. Denn Dein Mahnwesen muss standardisiert sein. Alle müssen wissen oder einfach nachschauen können, was der Gang der Dinge ist, wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt.
In diesem Leitfaden stehen alle Prozesse, die zum Mahnwesen gehören. Wer überprüft wann die Zahlungseingänge? Wer verschickte Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen? Mit welchem Inkassounternehmen arbeitet Ihr zusammen? Wann kontaktiert ihr es? Und so weiter. Jeder Schritt muss festgeschrieben sein. Nur so können Deine Mitarbeiter ein einheitliches und verlässliches Mahnwesen aufbauen.
Dein Mahnwesen muss automatisch funktionieren: Deine Mitarbeiter dürfen nicht jedes Mal überlegen müssen, was sie zu tun haben. Sie müssen es entweder wissen oder nachschlagen können – um es dann auf den ersten Blick klar und eindeutig zu finden. Sobald Unsicherheiten entstehen, gerät Sand ins Getriebe. Und dann bleiben unbezahlte Rechnungen ungesühnt.
Prozessoptimierung im Mahnwesen – Die Lösung
Wenn Du es Dir leicht machen möchtest, also Zeit und Geld sparen und dabei mit einer Handgriff eine perfekte Automatisierung etablieren, gibt es eine einfache Lösung. Die ultimative Prozessoptimierung im Mahnwesen ist ein Online-Werkzeug. KLEVERBILL ist ein digitales Angebot für Unternehmer, mit dem diese ihr Mahnwesen optimieren können, ohne selbst neue Menschen einzustellen oder an den großen Stellschrauben in den Unternehmensabläufen zu drehen.
KLEVERILL ist die Prozessoptimierung in Reinform, weil Du hier alles voreinstellen kannst. Das System übernimmt dann alle Handlungen automatisch. Du stellst ein, wie lang es dauern soll, bis eine Mahnung versandt wird – KLEVERBILL wahrt diese Frist und verschickt dann automatisch eine Mahnung. Du möchtest in der ersten Zahlungserinnerung freundlich klingen, in der zweite n bestimmt und in der dritten sehr direkt? KLEVERBILL übernimmt Deinen Wortlaut.
Praktisch ist auch, dass Du selbst stets den Überblick behältst. Denn das Programm hinter KLEVERBILL ist übersichtlich und ordentlich. Du kannst selbst sehen, welche Rechnungen bezahlt wurden, welche nicht und notfalls noch Veränderungen vornehmen.
KLEVERBILL wird dabei selbst gegenüber Deinen Kunden nie in Erscheinung treten. Immer wird Dein Name und der Deines Unternehmens im Briefkopf stehen. KLEVERBILL ist die perfekte Prozessoptimierung vom Mahnwesen. Denn hiermit sparst Du außerdem Geld. Das Angebot von KLEVERBILL ist günstiger als jeder Angestellte, der diese Aufgaben sonst übernehmen würde.
Wenn Du also nach der Prozessoptimierung Mahnwesen suchst, gibt es zwei Schritte, die Du selbst gehen kannst: Verantwortlichkeit bestimmen und Prozesse standardisieren. Ein Schritt übernimmt das für Dich. Mit KLEVERBILL, der Automatisierung im Mahnwesen, bist Du sofort auf der sicheren Seite.
