Mahnen ist kein Hexenwerk. Trotzdem ist es für Dein Unternehmen ungemein wichtig, dass Du es beherrschst. Wer richtig mahnen will, sollte deshalb einige Sachen beachten. Hier erfährst Du alle Dinge, die Du brauchst, um richtig mahnen zu können.
Richtig mahnen für Anfänger
Am Anfang des Mahnprozesses steht die Frage: Wo fange ich an? Wann darf ich mahnen? Wann muss ich mahnen? Welche Rechte habe ich beim Mahnen und was sind die Grundlagen des Mahnwesens? Hier also eine kleine Anleitung.
Der betriebliche Mahnprozess sollte selbstverständlich zu den alltäglichen Prozessen Deiner Buchhaltung gehören. Denn wenn Du eine Rechnung schickst, muss Dein Kunde diese begleichen. Tut er dies nicht, gerät er in Verzug. Damit Du nicht auf Deinem Geld sitzenbleibst, musst Du ihm also eine Mahnung schicken.
Wann wird eine Rechnung fällig? Wann gerät Dein Kunde in Verzug?
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie eine Rechnung fällig wird. Zum einen ist das zu einem konkreten Zeitpunkt, den Du auf der Rechnung definiert hast „innerhalb von 14 Tagen“ zum Beispiel oder „am 15.März“. Die andere Möglichkeit ist, dass Du kein Zahlungsziel angibst. Dann wird die Rechnung theoretisch sofort fällig, dein Kunde hat aber dann 30 Tage Zeit, um die Rechnung zu bezahlen.
Danach gerät er in Verzug und Du kannst mahnen. Du musst Privatkunden allerdings auf die gesetzliche 30-Tages-Frist hinweisen. Geschäftskunden wissen von ihr. Wenn Du richtig mahnen willst, solltest Du ein paar Tage nach Eintreten der Fälligkeit eine Zahlungserinnerung schicken. Sobald Dein Kunde in Verzug ist, darfst Du auch bereits rechtlich gegen ihn vorgehen.
Wann mahnst Du, wenn Du richtig mahnen willst?
Es hat sich so eingebürgert, dass man zwei Mahnungen schickt, die noch nicht anwaltlich untermauert werden. Sprich: Zuerst schickst Du eine freundlich aber bestimmt formulierte Zahlungserinnerung und dann, ein bisschen später, eine deutlicher formulierte Mahnung hinterher. Wer richtig mahnen möchte, versucht, nicht gleich allzu barsch aufzutreten, um seine Kunden nicht zu vergraulen. Häufig steckt hinter einer unbeglichenen Rechnung eher Vergesslichkeit als böser Wille.
Und: Nur weil es sich so eingebürgert hat, musst Du nicht zwei Mahnungen schicken. Einer reicht – es dürfen aber auch fünf sein. Ob das sinnvoll ist, bleibt aber fraglich.
Richtig mahnen kostet Ressourcen – darfst Du Dir das vom Schuldner wiederholen?
Kurz: Ja. Du darfst Verzugszinsen verlangen, sobald Dein Kunde eben in Verzug ist. Deren Höhe ist gesetzlich festgelegt. Außerdem darfst Du eine Mahngebühr verlangen, für Deine Arbeit sozusagen. Auch die kann aber nicht beliebig hoch sein. Wenn Du es außerdem mit Geschäftskunden zu tun hast, darfst Du eine Mahnpauschale von 40 Euro verlangen. Teilweise lohnt sich das richtig Mahnen also schon fast.
Gerichtliches Mahnverfahren
Sobald Dein Schuldner ist Verzug ist, darfst Du gerichtlich gegen ihn vorgehen. Das machen die Wenigsten, weil es sehr teuer ist. Auch wenn Dein Schuldner die Kosten tragen muss, wäre es doch, als würde man mit Kanonen auf Spatzen schießen. Erst bei Uneinsichtigkeit beziehungsweise einem Schuldner, der sich tot stellt, sollte man zu diesem Mittel greifen. Allerdings kannst Du, wenn Du richtig mahnen möchtest, schon in einer betrieblichen Mahnungen einen gerichtlichen Mahnbescheid ankündigen – schon das schafft es häufig, Schuldner plötzlich ganz neu zu motivieren.
Wenn Dein Schuldner nun den gerichtlichen Mahnbescheid erhalten hat und nicht innerhalb von 14 Tagen Widerspruch einlegt, hast Du offiziell das Recht, gegen ihn zu klagen. Du kannst dann außerdem einen Vollstreckungsbescheid gegen ihn erwirken und einen Gerichtsvollzieher für Dich Deine Forderung eintreiben lassen.
Richtig mahnen kostet Zeit und Mühe
Mit KLEVERBILL kannst Du Dein Mahnwesen automatisieren. Hier musst Du nur die Rechnung in das übersichtliche System einspeisen, schon übernimmt KLEVERBILL die gesamte Arbeit für Dich. Das System verwaltet Deine Rechnungen, überprüft Deine Kontoeingänge mit den Rechnungen und merkt also, wenn eine davon nicht rechtzeitig beglichen wird. Automatisch schickt das System dann eine Mahnung an Deinen Schuldner.
KLEVERBILL arbeitet außerdem mit einem Inkassounternehmen und einer Anwaltskanzlei zusammen, sodass es für Dich noch nicht mal einen Aufwand bedeutet, wenn Deine Forderung vor Gericht durchgesetzt werden muss. Das ist wohl die praktischste Art, das eigene Mahnwesen zu organisieren. Denn ein automatisiertes Mahnwesen spart Dir Arbeitszeit und ist damit günstiger als wenn Du selbst oder einer Deiner Angestellten sich darum kümmern müssten.
Du siehst also: Wer richtig mahnen will, sorgt dafür, dass sein Unternehmen finanziell bestehen kann. Und so schwer ist es gar nicht. Vor allem dann nicht, wenn man die modernste Technik nutzt, die heutzutage für eben diesen Zweck verfügbar ist.
