Im Unternehmen ist die Debitorenbuchhaltung eine der wichtigsten Abteilungen. Hier werden offene Posten erfasst und verwaltet. Nicht selten entscheidet dieser Teil der Finanzbuchhaltung über die Liquidität des Unternehmens. Deswegen muss er funktionieren. Wie lassen sich die Prozesse der Debitorenbuchhaltung optimieren?
Bevor die Frage nach der Optimierung der Debitorenbuchhaltung beantwortet werden kann, müssen wir klären, was eigentlich dazugehört. Was also ist Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung sammelt Informationen zu offenen und beglichenen Forderungen. Die Debitorenbuchhaltung trägt sie zusammen und verwaltet sie. Auf Grundlage dieser Informationen können dann weitere finanzielle und strategische Entscheidungen getroffen werden. Der Bereich ist im Unternehmen also ungemein wichtig – Wie kannst Du die Debitorenbuchhaltung optimieren? Und damit sicherstellen, dass alles glatt läuft und nicht unnötig viel Arbeit darauf verwendet wird?
Was ist das Ziel der Debitorenbuchhaltung?
Das grundlegende Ziel der Debitorenbuchhaltung ist, ein effizientes Mahnwesen im Unternehmen zu etablieren und aufrechtzuerhalten. Das wiederum braucht es, um die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen. Ohne Liquidität kann es zu finanziellen Engpässen kommen. Und dann wird es schnell brenzlig. Du kannst Auftragnehmer nicht bezahlen, Du musst Investitionen verschieben. Oder Du kannst Mitarbeiter nicht entlohnen.
Somit gehört es zur Debitorenbuchhaltung, jeden Tag, notfalls mehrfach, eingehende Zahlungen mit ausstehenden abzugleichen. Und dann, falls das Zahlungsziel einer Forderung verfehlt wurde, eine Zahlungserinnerung beziehungsweise Mahnung zu versenden. Weitere Aufgaben sind die Festlegung von Fristen, Mahngebühren, der Formulierung von Mahnungen und vieles mehr – sprich: Die Debitorenbuchhaltung ist ein weites Feld.
Wie kannst Du Deine Debitorenbuchhaltung optimieren?
Wenn Du Deine Debitorenbuchhaltung optimieren willst, gibt es einige Ansätze. Zum Beispiel auf Ebene Deines Unternehmens: Eine klare Verteilung von Kompetenzen hilft, Unsicherheiten zu verhindern. Wenn jeder weiß, was er zu tun hat, wofür er die Verantwortung trägt, dann ist das schon ein großer Schritt.
Außerdem helfen Leitfäden: Wann verschicken wir Zahlungserinnerungen, welche Kunden erhalten welche Zahlungsfristen? Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es? Berechnen wir Mahngebühren, -zinsen, -pauschalen? Und wann übergeben wir eine Forderung an ein Inkassounternehmen?
Wenn Du außerdem regelmäßig mit bestimmten Kunden zu tun hast, kannst Du eine Einzugsermächtigung einholen. So stellst Du sicher, dass Dein Geld pünktlich da ist. Sofern das Konto Deines Kunden gedeckt ist.
Eine weitere Möglichkeit, wie Du die Debitorenbuchhaltung optimieren kannst, ist die Digitalisierung und damit Automatisierung. Mit einem Tool wie KLEVERBILL kannst Du alle Prozesse des betrieblichen Mahnwesens problemlos in die virtuellen Hände einer Software-Lösung legen.
KLEVERBILL regelt für Dich alle Prozesse, die Deine Mitarbeiter sonst enorm viel Zeit kosten würden: Es gleicht automatisch Deine Zahlungseingänge mit offenen Forderungen ab, verschickt automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen und – wenn Du willst – übergibt eine Forderung auch an ein Inkassounternehmen.
KLEVERBILL ist dabei günstiger, als jeder Angestellte je sein könnte. Und Du musst Dir keine Sorgen mehr machen, dass eine Forderung einmal verlorengeht. Oder dass eine Mahnung zu spät versandt wird. Oder dass sonst etwas nicht funktioniert. KLEVERBILL selbst tritt dabei nie in Erscheinung. Immer steht Dein Name auf den Schreiben.
Gleichzeitig kannst Du vieles nach Deinen Wünschen anpassen: Wie möchtest Du Deine Kunden ansprechen? Wie lange haben sie Zeit, um zu bezahlen? Wie viele Mahnungen verschickst Du?
KLEVERBILL überlässt all das Dir. Und wenn Du Dich einmal entschieden hast, macht das Programm für Dich alles automatisch. Absolut sicher als Clowd-basierte Software Lösung für das Mahnwesen.
Wenn Du also Deine Debitorenbuchhaltung optimieren willst, gibt es einige Ansätze. Die Automatisierung ist sicherlich der praktischste.
